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Importazione chiamate

Menu: Assist 2.0 > Operativo > Gestione Interventi a Richiesta > Importazione chiamate

A cosa serve

Permette l'acquisizione in massa di chiamate di assistenza da un committente, a partire da un file Excel contenente i dati principali delle chiamate.

Il file viene controllato, validato e mostrato su una griglia, dove l'operatore puo' verificare i dati e correggere eventuali problemi prima di procedere con l'acquisizione effettiva.

L'elaborazione avviene in due fasi:

  1. Validazione — il file Excel viene letto e ogni riga viene controllata automaticamente. Le righe valide e quelle con errori sono immediatamente identificabili
  2. Creazione — per le sole righe valide vengono create le chiamate nel sistema

Come si accede

Dal menu Assist 2.0 > Operativo > Gestione Interventi a Richiesta > Importazione chiamate.

Configurazioni

Gruppo Parametro Effetto
assist gestione-gruppo-aziende Rende l'azienda obbligatoria nel file Excel
ass-chiam clienti-assistiti-crm Permette di usare nominativi CRM come clienti assistiti e di crearne di nuovi automaticamente
ass-chiam info-crm-centrale Abilita il campo "Centrale" per i nominativi
ass-chiam info-crm-edificio Abilita il campo "Edificio" per i nominativi
ass-chiam info-crm-zona Abilita il campo "Zona" per i nominativi
azienda gestione-brand-marchio Abilita la gestione del brand

Operativita'

Tasti funzione

In testata:

Tasto Funzione
F3 Conferma la selezione e avvia l'importazione dal file Excel
F8 Ricerca brand (nel campo Brand)

Con dati in griglia:

Tasto Funzione
F1 Re-importa il file Excel (chiede conferma)
F3 Avvia la creazione delle chiamate per le righe valide
F4 Configurazione colonne della griglia
F5 Esporta la griglia corrente in Excel
F7 Visualizza il log dettagliato dell'elaborazione (attivo se ci sono segnalazioni)
Ctrl+A Aggiunge una nuova riga
Ctrl+E Elimina la riga corrente

Testata

Campo Descrizione
Cliente di fatturazione Cliente a cui appartengono le chiamate. Se indicato, il sistema seleziona automaticamente il profilo di importazione adatto. Se non indicato, il cliente deve essere presente nel file Excel
Brand Brand a cui appartengono le chiamate. Visibile solo se la gestione brand e' attiva. Se indicato, non e' necessaria la relativa colonna nel file

Dettaglio (griglia)

Ogni riga rappresenta una chiamata da importare. Le colonne sono popolate in base al contenuto del profilo di importazione utilizzato.

Colonna Descrizione Note
Riga Numero riga del file Excel
Chiamata Numero chiamata trovata Se esiste gia' una chiamata identica, la riga non e' valida
Azienda Azienda esecutrice
Cliente fatturazione Cliente di fatturazione Ignorato se indicato in testata
Tipo cliente assistito Cliente effettivo o nominativo CRM
Cliente assistito Codice del cliente o nominativo
Ragione sociale Dati anagrafici del cliente assistito
Indirizzo Indirizzo
Localita' Localita'
Provincia Provincia
CAP CAP
Telefono 1 / 2 / 3 Numeri di telefono Il secondo e terzo telefono vengono aggiunti anche alle note della chiamata
Zona Zona del cliente Se viene creato un nuovo nominativo, la zona sara' associata
Agente Agente della chiamata
Chiamata cliente Riferimento del cliente per la chiamata Usato per il riconoscimento di duplicati e garanzia
Tipo attivita' Tipo di attivita' della chiamata
Centrale Informazione "Centrale" del nominativo
Edificio Informazione "Edificio" del nominativo
Responsabile Responsabile della chiamata
Priorita' Priorita' della chiamata Se non indicata, puo' essere ricavata automaticamente dal modello prestazioni
Scadenza Data e ora di scadenza
Appuntamento Data e ora dell'appuntamento previsto
Matricola Matricola su cui intervenire Ignorata se il cliente e' un nominativo CRM
S/N Serial number della matricola Ignorato se il cliente e' un nominativo CRM
Oggetto Oggetto della chiamata
Descrizione Descrizione della chiamata
Codice destinazione Destinazione diversa Ignorato se il cliente e' un nominativo CRM
Id destinazione Id della destinazione
Area tecnica Area tecnica della chiamata
Brand Brand (committente) Ignorato se indicato in testata
Id originale Chiamata originale collegata, per la garanzia Proposto automaticamente se trovata una corrispondenza
Garanzia Intervento in garanzia (non fatturare) Modificabile direttamente in griglia
Riga valida? Indica se la riga puo' essere importata
Messaggio Primo errore riscontrato Tutti gli errori sono consultabili nel log (F7)
Chiamata creata Numero della chiamata creata dopo l'aggiornamento

Flusso di elaborazione

Fase 1 — Importazione e validazione:

  1. Selezionare il profilo di importazione (modello Excel)
  2. Il sistema legge ogni riga del file Excel e la valida automaticamente
  3. I risultati sono mostrati in griglia con il conteggio delle righe caricate e delle righe valide
  4. Se ci sono segnalazioni, il tasto F7 diventa attivo per consultare il log dettagliato

Fase 2 — Creazione chiamate (F3):

  1. Per ogni riga valida il sistema:
    • Se il cliente assistito non esiste, lo crea come nominativo CRM (se la configurazione lo prevede)
    • Aggiorna le informazioni del nominativo (centrale, edificio, zona, telefono, email, ecc.)
    • Crea la chiamata con tutti i dati della riga
    • Imposta i dati di garanzia se previsti
  2. Il numero della chiamata creata viene mostrato nella colonna "Chiamata creata"

Nota

Si puo' procedere con la creazione anche se alcune righe non sono valide: verranno acquisite solo le righe valide.

Regole di validazione

Per ogni riga del file Excel vengono eseguiti i seguenti controlli. Il primo errore riscontrato viene mostrato nella colonna "Messaggio"; tutti gli errori sono consultabili con F7.

Azienda

  • Obbligatoria solo se la gestione multi-azienda e' attiva
  • Il codice o la descrizione devono corrispondere a un'azienda esistente

Cliente di fatturazione

  • Obbligatorio (dalla testata oppure dal file)
  • Se selezionato in testata, prevale sui dati del file
  • Deve corrispondere a un cliente esistente in anagrafica
  • Se la descrizione corrisponde a piu' clienti, la riga e' in errore

Tipo attivita'

  • Facoltativo
  • Se indicato, deve corrispondere a un tipo attivita' codificato

Cliente assistito

  • Obbligatorio: almeno un dato identificativo deve essere presente (codice, ragione sociale, cognome+nome o account)
  • La ricerca avviene per:
    1. Codice: deve corrispondere a un cliente in anagrafica
    2. Account: deve corrispondere a un cliente o nominativo CRM (se abilitato)
    3. Dati anagrafici (ragione sociale o cognome+nome): il sistema cerca una corrispondenza esatta tra i clienti e, se abilitato, tra i nominativi CRM
  • Se il cliente non viene trovato e la gestione nominativi CRM e' attiva, viene creato un nuovo nominativo con i dati anagrafici del file
  • Il primo telefono presente nell'importazione diventa il telefono del nominativo; tutti e 3 i telefoni sono aggiunti alle note della chiamata

Matricola e serial number

  • Facoltativi
  • Ignorati se il cliente assistito e' un nominativo CRM
  • La matricola deve esistere e appartenere al cliente assistito selezionato

Destinazione

  • Facoltativa
  • Ignorata se il cliente assistito e' un nominativo CRM
  • Deve esistere e appartenere al cliente

Area tecnica, Brand, Responsabile, Priorita', Stato chiamata, Zona

  • Tutti facoltativi
  • Se indicati, devono corrispondere a valori codificati nel sistema

Note chiamata

  • Obbligatorie: almeno una colonna di descrizione deve contenere dati
  • Se presenti piu' colonne di descrizione, vengono concatenate
  • Eventuali telefoni 2 e 3 vengono aggiunti automaticamente alle note

Data chiamata

  • Se non indicata nel file, viene impostata alla data odierna

Riconoscimento garanzia

La garanzia viene determinata in modo automatico attraverso piu' criteri:

Flag esplicito

Se il file contiene la colonna "Garanzia" con valore S o SI, la chiamata viene marcata come in garanzia (spunta "Da fatturare" vuota).

Giorni garanzia dal modello prestazioni

Se i giorni di garanzia non sono indicati nel file, il sistema cerca automaticamente un modello prestazioni corrispondente alla combinazione tipo attivita' / cliente di fatturazione / brand / azienda. Se trovato, ricava:

  • I giorni di garanzia dal modello
  • La priorita' dal modello (solo se non gia' indicata nel file)

Riconoscimento automatico della chiamata originale

Il sistema cerca tra le chiamate recenti (ultimi 60 giorni) una chiamata con:

  • Stesso cliente assistito
  • Stesso riferimento chiamata cliente
  • Data diversa

Se trovata, viene proposta come Chiamata originale. In combinazione con il flag "Garanzia", questo permette lo storno della produzione del tecnico che ha effettuato la chiamata originale.

Attenzione

Una chiamata con lo stesso riferimento cliente e stessa data appuntamento e' considerata duplicata e non sara' importata.

Id originale esplicito

Se il file contiene l'Id della chiamata originale, il sistema verifica che esista e che il cliente assistito corrisponda.

Messaggi di errore

Messaggio Causa Cosa fare
"L'azienda non e' presente sulla riga." Azienda mancante nel file Aggiungere la colonna azienda al profilo di importazione
"Codice azienda: XXX non esistente" Codice azienda non riconosciuto Verificare il codice azienda nel file
"Cliente di fatturazione non presente sulla riga." Nessun dato sul cliente Selezionare il cliente in testata o aggiungerlo al file
"Cliente di fatturazione: XXX ambiguo" Piu' clienti con la stessa descrizione Usare il codice cliente anziche' la descrizione
"Cliente assistito non presente sulla riga." Nessun dato identificativo Compilare almeno codice, ragione sociale o cognome+nome
"Cliente assistito: XXX non esistente" Cliente non trovato Verificare i dati anagrafici o abilitare la creazione automatica di nominativi
"Il codice account non corrisponde ad un cliente" Account non trovato Verificare il codice account nel file
"Matricola con ID = XXX non esistente" Matricola non trovata Verificare il codice matricola
"Matricola appartenente a cliente diverso" Matricola di un altro cliente Verificare l'abbinamento cliente-matricola
"Le note chiamata sono obbligatorie" Nessuna descrizione compilata Aggiungere la colonna descrizione al profilo
"La chiamata originale indicata non esiste" Id garanzia non trovato Verificare il numero di chiamata originale
"Il cliente assistito della chiamata originale non corrisponde" Cliente diverso tra chiamata e originale Verificare i dati di garanzia

Colonne del file Excel

Le colonne disponibili nel profilo di importazione sono:

Colonna Descrizione
AZ-COD / AZ-DES Codice o descrizione azienda
CLI-FAT-COD / CLI-FAT-DES Codice o descrizione cliente di fatturazione
CLI-ASS-COD Codice cliente assistito
CLI-ASS-RAGSOC Ragione sociale cliente assistito
CLI-ASS-COGNOME / CLI-ASS-NOME Cognome e nome (in alternativa alla ragione sociale)
CLI-ASS-IND Indirizzo (piu' colonne vengono concatenate)
CLI-ASS-LOCA / CLI-ASS-PROV / CLI-ASS-CAP Localita', provincia, CAP
CLI-ASS-TEL-1 / TEL-2 / TEL-3 Numeri di telefono
CLI-ASS-EMAIL Email
CLI-ASS-ZON-C / CLI-ASS-ZON-D Codice o descrizione zona
CLI-ACCOUNT Codice account (per ricerca nominativi CRM)
AGE-COD / AGE-DES Codice o descrizione agente
TPAT-COD / TPAT-DES Codice o descrizione tipo attivita'
STC-COD / STC-DES Codice o descrizione stato chiamata
PRI-COD / PRI-DES Codice o descrizione priorita'
RESP-COD Codice responsabile
AREA-COD Codice area tecnica
BRAND-COD Codice brand
CENTRALE / EDIFICIO Informazioni del nominativo CRM
CHI-DATA / CHI-ORA Data e ora chiamata (data: default data odierna)
APP-DATA / APP-ORA Data e ora appuntamento
SCAD-DATA / SCAD-ORA Data e ora scadenza
MTR-ID / MTR-SN Id matricola o serial number
DST-ID Id destinazione diversa
OGGETTO Oggetto della chiamata
DESCR Descrizione / note (piu' colonne vengono concatenate)
CHIAMATA-CLI Riferimento chiamata del cliente
GARANZIA Flag garanzia (S o SI)
GG-GARANZIA Giorni di garanzia
ID-GARANZIA Id della chiamata originale per garanzia