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Classi documento

Programma: ARC005 | Percorso menu: Sistema > Archiviazione documentale > Tabelle > Classi documento

A cosa serve

Permette di definire e gestire le classi di documento utilizzate nel modulo di archiviazione documentale. Le classi documento servono a classificare i documenti archiviati che non sono direttamente collegati a un oggetto del gestionale (per esempio documenti generici, contratti, corrispondenza).

Alcune classi sono predefinite dal sistema e vengono create automaticamente all'accesso; non possono essere eliminate.

Se e' attiva la funzionalita' di archiviazione remota (cloud), da questa maschera e' possibile abilitare singole classi alla gestione remota e monitorare la situazione della migrazione dei documenti.

Come si accede

  • Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Tabelle > Classi documento

Prerequisiti

  • Il modulo di archiviazione documentale deve essere attivo
  • Per la gestione dell'archiviazione remota e' necessario che la configurazione relativa sia abilitata

Operativita'

Maschera principale

La maschera mostra una griglia modificabile con un elenco di classi documento. Ogni riga corrisponde a una classe.

Colonne della griglia

Colonna Descrizione Note
Codice classe Codice identificativo della classe Campo obbligatorio
Descrizione classe Descrizione della classe Campo obbligatorio
Archiviazione remota prevista? Indica se e' possibile abilitare l'archiviazione remota per questa classe Campo in sola lettura
Archiviazione remota Attiva l'archiviazione remota per la classe Per alcune classi l'attivazione e' obbligatoria (es. Matricole di assistenza, Fatture con sincronizzazione)
Situazione migrazione Sintesi dello stato della migrazione al cloud Visibile solo se l'archiviazione remota e' attiva
Documenti totali Numero totale di documenti per la classe
Documenti locali Numero di documenti archiviati in locale
Documenti remoti Numero di documenti gia' migrati sul cloud
Documenti da migrare Numero di documenti da migrare nella sessione corrente

Tasti funzione

Tasto Funzione
F3 Salva le modifiche apportate alla griglia
F5 Apre la gestione delle sottoclassi per la classe selezionata
F6 Avvia l'esportazione in remoto (migrazione documenti al cloud)
F7 Verifica la situazione di migrazione per la classe selezionata
Ctrl+A Aggiunge una nuova riga (nuova classe)
Ctrl+E Elimina la riga selezionata

Gestione sottoclassi

Premendo F5 su una classe esistente si apre la gestione delle sottoclassi. Per ogni classe e' possibile definire piu' sottoclassi, ciascuna con:

  • Codice e Descrizione della sottoclasse
  • Modello documento opzionale: se indicato, all'archiviazione viene aperto il modello in Microsoft Word per la compilazione
  • Tipo attivita' CRM opzionale: se indicato, il documento viene archiviato come attivita' CRM collegata eventualmente a un dossier

Attivazione archiviazione remota

  1. Verificare che nella colonna Archiviazione remota prevista? la classe sia abilitabile
  2. Fare clic sulla colonna Archiviazione remota per attivare la gestione remota
  3. Premere F7 per analizzare i documenti presenti e ottenere il conteggio nelle colonne di riepilogo
  4. Impostare eventualmente il numero di documenti da migrare nella sessione
  5. Premere F6 per avviare la migrazione

Attenzione: l'attivazione dell'archiviazione remota e' irreversibile. Dal momento dell'attivazione, i nuovi documenti vengono archiviati direttamente sul cloud. Si consiglia di eseguire l'operazione con il supporto del personale di assistenza.

Regole di business

  • Le classi predefinite dal sistema vengono aggiunte automaticamente e non possono essere eliminate
  • L'attivazione dell'archiviazione remota per una classe non e' reversibile
  • La migrazione al cloud puo' essere eseguita in piu' sessioni parziali, impostando il numero di documenti da trattare per volta
  • Se per una classe l'archiviazione remota e' obbligatoria (es. Fatture con sincronizzazione KPN), il sistema lo segnala
  • Le modifiche alla griglia devono essere esplicitamente salvate con F3

Messaggi di errore

Messaggio Causa Cosa fare
Salvare i dati presenti? Premuto F5 su una nuova riga non ancora salvata Confermare per salvare e procedere, oppure annullare
Confermi il limite? Il programma e' configurato con un limite di anni per l'elaborazione Confermare per applicare il limite o rifiutare per elaborare tutti i documenti

Vedi anche