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Gestione manuale documenti

Programma: ARC011 | Percorso menu: Sistema > Archiviazione documentale > Gestione manuale documenti

A cosa serve

Permette di archiviare manualmente qualsiasi tipo di documento, classificandolo con una classe e una sottoclasse per una migliore organizzazione. I documenti possono essere collegati a clienti, fornitori, prospect o dossier CRM.

Se alla sottoclasse selezionata e' abbinato un modello di Word, il sistema puo' aprire automaticamente il modello per la compilazione: al termine il documento compilato viene archiviato. E' anche possibile allegare un file gia' esistente sul disco.

Come si accede

  • Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Gestione manuale documenti

Prerequisiti

  • Il modulo di archiviazione documentale deve essere attivo
  • Devono essere definite almeno una classe e una sottoclasse documento (vedi Classi documento)

Operativita'

Campi della maschera

Campo Descrizione Note
Protocollo Numero di protocollo del documento All'ingresso il cursore si posiziona qui; di default la maschera e' in modalita' di gestione documento esistente
Data documento Data del documento Proposta automaticamente con la data di sistema
Tipo anagrafico Tipo di soggetto a cui collegare il documento Valori: N=Nessuno, C=Cliente, F=Fornitore, P=Prospect
Codice anagrafico Codice del cliente o fornitore Abilitato e obbligatorio se il tipo e' Cliente o Fornitore
Codice nominativo Codice del cliente potenziale Abilitato e obbligatorio se il tipo e' Prospect
Attribuito a Dossier CRM a cui collegare il documento Facoltativo; obbligatorio se il tipo anagrafico e' Prospect
Classe documento Classe di catalogazione Obbligatorio
Sottoclasse documento Sottoclasse di catalogazione Obbligatorio
Note Breve descrizione del documento Facoltativo
Documento da allegare Percorso e nome del file da archiviare Se la sottoclasse prevede un modello, il nome viene proposto automaticamente dopo la compilazione in Word

Modalita' di utilizzo

Inserimento nuovo documento: 1. Premere F7 per entrare in modalita' inserimento 2. Digitare il numero di protocollo da assegnare al documento 3. Compilare i campi della maschera 4. Nel campo Documento da allegare: - Premere F1 (se la sottoclasse prevede un modello) per aprire il modello in Word, compilarlo e archiviarlo - Premere F7 - Allega per selezionare un file esistente dal disco - Premere F6 - Gestione (se e' gia' presente un file) per aprire e modificare il file prima dell'archiviazione 5. Premere F3 per confermare e archiviare il documento

Modifica documento esistente: 1. Digitare il numero di protocollo del documento oppure premere F9 per cercare il documento tramite la consultazione 2. Il documento viene visualizzato e i campi modificabili sono: Data, Tipo anagrafico, Riferimento cliente/fornitore, Note 3. Premere F3 per salvare le modifiche

Cancellazione documento: 1. Richiamare il documento desiderato 2. Premere F4 - Cancella

Tasti funzione

Tasto Funzione
F3 Salva e archivia il documento
F4 Cancella il documento richiamato
F7 Entra in modalita' inserimento nuovo documento
F9 Apre la Consultazione documenti per cercare un documento esistente
F1 Apre il modello Word associato alla sottoclasse (visibile solo se la sottoclasse prevede un modello)
F6 Apre il file allegato per modificarlo (visibile solo se e' gia' presente un file)
F7 (su campo allegato) Seleziona un file da allegare al documento
F8 Apre la ricerca classi o sottoclassi documento

Regole di business

  • Il numero di protocollo deve essere univoco: se esiste gia' il programma segnala un errore
  • Se il tipo anagrafico e' Prospect, il campo Attribuito a (dossier CRM) e' obbligatorio
  • Se alla sottoclasse e' abbinato un tipo attivita' CRM, il documento viene creato come attivita' CRM; se e' anche indicato un dossier, il documento viene collegato al dossier
  • La sottoclasse scelta deve fare riferimento a un tipo attivita' se e' stato indicato un dossier CRM
  • Se la sottoclasse prevede un modello, al termine della compilazione in Word il sistema propone automaticamente il nome del file da archiviare

Messaggi di errore

Messaggio Causa Cosa fare
Protocollo gia' esistente Si e' cercato di inserire un protocollo gia' presente in archivio Indicare un numero di protocollo diverso
Protocollo non trovato Si e' indicato un numero di protocollo non presente in archivio Verificare il numero oppure usare F9 per cercare

Vedi anche