Importazione Saldi e Partite Clienti/Fornitori
A cosa serve
Consente di importare in blocco i saldi contabili e le partite aperte di clienti e fornitori da file di testo delimitati (.csv/.txt), tipicamente prodotti da un altro sistema gestionale o da un foglio Excel preparato ad hoc.
E' uno strumento utilizzato principalmente in fase di avvio del sistema gestionale (migrazione dati) per caricare la situazione contabile pregressa, oppure per riconciliare i dati tra sistemi.
Il programma gestisce tre tipologie di dati distinte: - Saldi contabili: saldo di ogni conto/sottoconto del piano dei conti. - Partite clienti: movimenti aperti del partitario clienti (fatture non pagate, acconti, ecc.). - Partite fornitori: movimenti aperti del partitario fornitori.
Programma: IMPBIL | Percorso menu: Sistema → Utility → Imp/exp di massa → Contabilita' → Saldi e partite Clienti/Fornitori
Come si accede
- Menu: Sistema → Utility → Imp/exp di massa → Contabilita' → Saldi e partite Clienti/Fornitori
Prerequisiti
- I file da importare devono essere file di testo delimitati (i campi sono separati da un delimitatore configurabile, tipicamente
;). - Il formato dei record dei saldi contabili prevede: mastro, conto, sottoconto, saldo (con eventuale codice conto HOST e raccordo).
- Il formato dei record del partitario prevede: codice anagrafica, anno partita, tipo partita, numero partita, progressivo scadenza, data fattura, data valuta, tipo pagamento, numero documento fornitore, saldo partita.
- I clienti e fornitori indicati devono esistere nell'archivio anagrafiche.
- I conti contabili indicati nel file saldi devono esistere nel piano dei conti.
- Occorre configurare i conti di aggancio (conto clienti, conto fornitori e conto di contropartita) nella configurazione del programma (F1).
Operativita'
Campi della maschera
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Operazione | Solo Importazione (il programma non gestisce esportazione) |
| File saldi contabili | Percorso del file con i saldi dei conti del piano dei conti |
| File partitario clienti | Percorso del file con le partite aperte dei clienti |
| File partitario fornitori | Percorso del file con le partite aperte dei fornitori |
| Data di riferimento | Data alla quale i saldi e le partite si riferiscono |
| Tipo operazione | Tipo documento/operazione contabile da usare per le scritture generate |
| Conto clienti | Conto contabile di aggancio per i clienti (preimpostato da configurazione) |
| Conto fornitori | Conto contabile di aggancio per i fornitori (preimpostato da configurazione) |
| Conto di contropartita | Conto da usare come contropartita delle scritture di apertura |
Tasto funzione speciale
| Tasto | Funzione |
|---|---|
| F1 | Apre la configurazione del programma (conti, parametri, delimitatore) |
| F7 / pulsante "Trova file" | Apre la finestra di dialogo per selezionare i file |
| F3 | Avvia l'elaborazione dopo la conferma |
Procedura di importazione
- Con F1 verificare o impostare la configurazione (conti, delimitatore CSV, altri parametri).
- Indicare il file saldi contabili, il file partitario clienti e il file partitario fornitori (uno o piu' di essi possono essere omessi se non si devono caricare).
- Impostare la data di riferimento, il tipo operazione e i conti di aggancio.
- Confermare con F3: al termine viene mostrato il riepilogo con il numero di righe lette, scritte ed eventuali errori.
Regole di business
Formato file saldi contabili
Ogni riga del file contiene (separati dal delimitatore configurato):
| Posizione | Contenuto |
|---|---|
| 1 | Mastro (2 cifre) |
| 2 | Conto (2 cifre) |
| 3 | Sottoconto (6 cifre) |
| 4 | Saldo (importo con segno, decimali separati da virgola o punto) |
| 5 (opz.) | Codice conto su sistema HOST |
| 6 (opz.) | Codice di raccordo (8 cifre) |
Formato file partitario clienti / fornitori
Ogni riga del file contiene (separati dal delimitatore configurato):
| Posizione | Contenuto |
|---|---|
| 1 | Codice anagrafica (cliente o fornitore) |
| 2 | Anno partita (4 cifre) |
| 3 | Tipo partita (2 caratteri) |
| 4 | Numero partita (7 cifre) |
| 5 | Progressivo scadenza (1 carattere) |
| 6 | Data fattura (gg/mm/aaaa) |
| 7 | Data valuta (gg/mm/aaaa) |
| 8 | Tipo pagamento (1 carattere) |
| 9 | Numero documento fornitore (8 caratteri) |
| 10 | Saldo partita (importo con segno) |
| 11 (opz.) | Codice ritenuta acconto |
| 12 (opz.) | Importo ritenuta |
| 13 (opz.) | Importo ritenuta acconto |
| 14 (opz.) | Note/descrizione |
Gestione dei saldi contabili
Il programma crea una scrittura contabile di apertura per ogni riga del file saldi che fa coincidere il saldo del conto con quello importato. La contropartita e' il conto configurato (tipicamente un conto transitorio di apertura).
Gestione del partitario
Ogni riga del file partitario genera un movimento aperto nel partitario del cliente o fornitore indicato. Il codice anagrafica viene ricercato prima come codice numerico diretto, poi eventualmente tramite altri criteri di ricerca configurati.
Log degli errori
Il programma genera un file di log con le righe che non e' stato possibile elaborare e la relativa causa. In modalita' thin client, il file di log viene copiato automaticamente nella cartella del client.
Messaggi di errore
| Messaggio | Causa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Cliente/fornitore non trovato | Il codice anagrafica del file non esiste in archivio | Verificare il codice nel file e nell'anagrafica |
| Conto non trovato | Il conto del file non esiste nel piano dei conti | Verificare mastro, conto e sottoconto |
| Saldo non numerico | Il campo saldo del file contiene caratteri non validi | Correggere il formato del saldo nel file |
| Data non valida | La data fattura o valuta non e' in formato riconoscibile | Usare il formato gg/mm/aaaa |
| File non trovato | Il percorso del file indicato non esiste | Verificare il percorso del file |
| Conto clienti/fornitori non configurato | I conti di aggancio non sono impostati | Usare F1 per configurarli |
Vedi anche
- Piano dei conti — import/export del piano dei conti contabile
- Riclassificazione bilancio CEE — import/export dell'aggancio dei conti al bilancio CEE
- Modello bilancio CEE — import/export del modello e delle formule del bilancio CEE
- Banche e sportelli bancari — import/export delle coordinate bancarie