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Importazione / Esportazione Contatti

A cosa serve

Consente di importare o esportare in blocco i contatti (riferimenti) delle anagrafiche clienti e fornitori tramite un file Excel (.xlsx) o un file di testo delimitato (.csv/.txt).

In importazione e' possibile inserire nuovi contatti oppure modificare quelli gia' esistenti. E' possibile scegliere se elaborare tutti i record del file oppure solo quelli gia' presenti in archivio. I campi non presenti nel file vengono lasciati invariati; per svuotare esplicitamente un campo occorre inserire il valore speciale #@#.

In esportazione il programma produce un file Excel con le colonne indicate nel file di modello (o tutte le colonne disponibili). E' possibile filtrare per tipo anagrafica (clienti o fornitori) e per intervallo di codici.

Il programma puo' essere richiamato anche da altri moduli (es. esportazione contatti cliente direttamente da un programma di gestione), in quel caso l'operazione e' preimpostata automaticamente.

Programma: IMPRIF | Percorso menu: Sistema → Utility → Imp/exp di massa → Clienti/fornitori → Contatti

Come si accede

  • Menu: Sistema → Utility → Imp/exp di massa → Clienti/fornitori → Contatti
  • Puo' essere richiamato anche da altri programmi del gestionale per l'esportazione automatica dei contatti clienti.

Prerequisiti

  • Il file da importare deve essere un file Excel (.xlsx) o testo delimitato (.csv/.txt).
  • La prima riga del file deve contenere gli identificativi dei campi (intestazioni colonne).
  • In importazione, i campi minimi obbligatori sono il tipo contatto (RIF-TIP), il codice contatto progressivo (RIF-COD), il tipo anagrafica (RIF-ANA-TIP) e il codice anagrafica (RIF-ANA-COD).
  • L'anagrafica collegata deve esistere in archivio.
  • In esportazione, occorre disporre di un file di modello Excel oppure scegliere di esportare tutti i dati.

Operativita'

Campi della maschera

Campo Descrizione
Operazione Scegliere tra Importazione e Esportazione
Tipo anagrafica Filtra per tipo: C=clienti, F=fornitori (default: C)
Profilo Tipo di profilo per la costruzione delle colonne (default: D)
Ordinamento In esportazione: ordinamento dei contatti esportati
Importo solo esistenti In importazione: se attivo, i contatti non ancora presenti vengono ignorati
Anagrafica di partenza / di arrivo In esportazione: intervallo di codici anagrafica da includere
Tutti i dati In esportazione: se attivo, esporta tutte le colonne disponibili; altrimenti occorre indicare un file di modello
Archivio da importare / Modello In importazione: file da acquisire. In esportazione: file di modello
Elaborazione di prova Se attiva, vengono eseguiti solo i controlli formali senza aggiornare i dati

Tasto funzione speciale

Tasto Funzione
F7 / pulsante "Trova file" Apre la finestra di dialogo per selezionare il file da importare o il modello di esportazione

Procedura di importazione

  1. Selezionare Importazione.
  2. Scegliere il tipo anagrafica (clienti o fornitori).
  3. Scegliere se importare solo esistenti o anche nuovi contatti.
  4. Selezionare il file da importare con F7 o indicando il percorso nel campo apposito.
  5. Confermare con F3: al termine viene mostrato il riepilogo con inserimenti, modifiche ed eventuali errori.

Procedura di esportazione

  1. Selezionare Esportazione.
  2. Impostare tipo anagrafica, ordinamento e intervallo di codici.
  3. Scegliere se esportare tutti i dati o usare un file di modello.
  4. Confermare con F3: al termine si apre il file risultante.

Thin client: Se si opera in modalita' thin client, il file di log generato viene automaticamente copiato nella cartella client per consentirne la visualizzazione.

Regole di business

Identificazione del contatto

Un contatto e' identificato dalla combinazione di: - Tipo contatto (RIF-TIP): tipo di riferimento. - Codice contatto (RIF-COD): codice progressivo del contatto. - Tipo anagrafica (RIF-ANA-TIP): tipo dell'anagrafica a cui il contatto appartiene. - Codice anagrafica (RIF-ANA-COD): codice del cliente o fornitore.

Svuotamento di un campo

Per azzerare esplicitamente il contenuto di un campo, inserire il valore #@# nella cella corrispondente.

Campi importabili / esportabili

Identificativo Descrizione
RIF-TIP Tipo contatto
RIF-COD Codice progressivo contatto
RIF-ANA-TIP Tipo anagrafica collegata
RIF-ANA-COD Codice anagrafica collegata
RIF-NOME Nome e cognome del contatto
RIF-TEL-1 Telefono 1
RIF-TEL-2 Telefono 2
RIF-TEL-3 Telefono 3
RIF-INTERNO Numero interno telefonico
RIF-FAX Numero fax
RIF-MAIL Indirizzo e-mail
RIF-POSIZIONE Posizione/ruolo del contatto in azienda
RIF-TITOLO Titolo del contatto (es. Dott., Sig.)
RIF-SKYPE Nome utente Skype
RIF-NOTE Note libere sul contatto
RIF-FL-MAILING Flag inclusione in mailing list (S/N)
RIF-FL-STAMPA-CHIAMATA Flag stampa su report chiamate (S/N)

Messaggi di errore

Messaggio Causa Cosa fare
Tipo o codice contatto mancanti RIF-TIP o RIF-COD non indicati Inserire il tipo e il codice del contatto nel file
Anagrafica non trovata Il cliente o fornitore indicato non esiste in archivio Verificare tipo e codice anagrafica nel file
Contatto non trovato Il contatto non esiste e si opera in modalita' "solo esistenti" Verificare il codice nel file o disattivare il filtro
File non trovato o non leggibile Il percorso del file e' errato o il file e' in uso Verificare il percorso e che il file non sia aperto in Excel

Vedi anche