Pianificazione e impianti
A cosa serve
Questo modulo copre due funzionalita' integrate:
- Pianificazione dei lavori di cantiere: un wizard automatico che genera le chiamate di intervento per l'installazione, distribuendo il tempo previsto sui giorni disponibili in base all'agenda dei tecnici e agli orari del cliente
- Collegamento commessa-impianto: creazione automatica di matricole (impianti) nel modulo Assistenza Tecnica a partire dalle commesse, con distinta base sincronizzata
Le aziende che usano le commesse per gestire l'installazione di impianti possono usare queste funzioni per pianificare, consuntivare e tracciare i lavori tramite il modulo Assistenza.
Come si accede
| Funzione | Programma | Percorso menu |
|---|---|---|
| Preparazione chiamate cantiere | COGG4F | Vendite > Commesse > Funzioni documenti |
| Gestione commesse (hub) | COGG52 | Vendite > Commesse > Tabelle |
Il programma COGG4F e' richiamabile anche direttamente dalla gestione commesse (COGG52).
Operativita'
Preparazione chiamate cantiere (COGG4F)
Il wizard "Preparazione chiamate cantiere" genera automaticamente le chiamate di assistenza per coprire il tempo di installazione previsto. Il flusso e' il seguente:
Esempio: la commessa C-2024/101 (climatizzazione) prevede 10 giorni di installazione, suddivisi in 3 giorni di preparazione (SC01), 5 giorni di installazione (SC02) e 2 giorni di collaudo (SC03). Si assegnano i tecnici Rossi e Bianchi, con data inizio 4 marzo 2024 e "tutti i tecnici disponibili = S".
Il sistema consulta l'agenda: il 4 e 5 marzo sono entrambi liberi, il 6 marzo Bianchi ha un altro impegno (saltato), il 7 e 8 marzo sono liberi. Alla fine genera 10 chiamate di assistenza distribuite sui giorni disponibili, con i relativi interventi.
Passo 1 - Selezione commessa e parametri
- Indicare la commessa (campo obbligatorio)
- Il sistema carica automaticamente i dati della commessa: descrizione, tempo installazione, ore gia' pianificate e ore da pianificare
- Selezionare fino a 3 tecnici per l'installazione (almeno il tecnico 1 e' obbligatorio)
- Indicare la data inizio pianificazione (default: data odierna). E' disponibile il calendario con F8
- Scegliere le opzioni di pianificazione:
- Tutti i tecnici disponibili (S/N): se "S", il sistema pianifica solo nei giorni in cui tutti i tecnici assegnati sono contemporaneamente liberi. Se "N", basta che almeno un tecnico sia disponibile
- Solo giorni consecutivi (S/N): se "S", il sistema cerca un blocco di giorni consecutivi; se non li trova, azzera la pianificazione e ricomincia la ricerca
Passo 2 - Griglia sottocommesse
La griglia mostra le sottocommesse della commessa. Per ciascuna, indicare il numero di giorni cantiere previsti. Il totale dei giorni cantiere deve essere maggiore di zero.
Il sistema verifica che il numero di giorni cantiere per ciascuna sottocommessa non sia inferiore al numero di tecnici assegnati.
Passo 3 - Conferma e generazione
- Premere F3 per confermare la pianificazione
- Il sistema verifica la disponibilita' dei tecnici sull'agenda (archivio CRMAGCAL), giorno per giorno, a partire dalla data indicata
- Per ogni data disponibile, scala i giorni cantiere assegnando i tecnici liberi
- Genera le chiamate di assistenza tramite il programma ASNS20:
- Una chiamata per ogni mese e per ogni sottocommessa coinvolta
- Uno o piu' interventi collegati alla chiamata (uno per giorno di lavoro)
- Ogni chiamata viene creata con: tipo attivita' installazione, provenienza, cliente, destinazione, commessa, sottocommessa, tecnici assegnati e matricola impianto (se configurata)
- Al termine, il sistema mostra il riepilogo: "Sono state pianificate n.XX chiamate e n.YY interventi"
Dopo la pianificazione
- Entrare in Areagate per manutenere le chiamate: spostamento date, modifica tecnici, modifica giorni
- I tecnici useranno la APP per chiudere gli interventi indicando le ore di lavoro effettuate
- I materiali non vengono indicati dal tecnico: sono movimentati tramite DDT di trasferimento a cantiere
Collegamento commessa-impianto
Tramite la configurazione commessa-impianto = "S", alla creazione di una commessa il sistema crea automaticamente una matricola nel pacchetto Assistenza Tecnica, con serial number uguale al codice commessa.
La matricola avra' una distinta base formata da: - Alla creazione: il contenuto dell'ordine generato dal preventivo - Alla chiusura: la giacenza della commessa al momento della chiusura
Esistono due modalita' di funzionamento:
Caso normale (codifica automatica diversa da "B")
Ogni commessa genera una matricola/impianto indipendente:
| Cliente | Destinazione | Commessa | Impianto |
|---|---|---|---|
| 100 Rossi Mario | 1 Via XXV aprile | C354 | C354 |
| 100 Rossi Mario | 1 Via XXV aprile | C355 | C355 |
| 101 Verdi Giuseppe | 1 Via Carducci | C356 | C356 |
Ogni commessa, anche per lo stesso cliente/destinazione, produce un impianto separato.
Caso codifica automatica = "B"
Il codice commessa dipende dal cliente destinatario e dalla destinazione. Piu' commesse sullo stesso cliente/destinazione vengono collegate allo stesso impianto:
| Cliente | Destinazione | Prima? | Commessa | Impianto |
|---|---|---|---|---|
| 100 Rossi Mario | 1 Via XXV aprile | Si | 00001/1 | 00001 > 00001/1 |
| 100 Rossi Mario | 1 Via XXV aprile | 00001/2 | 00001 > 00001/1, 00001/2 | |
| 101 Verdi Giuseppe | 1 Via Carducci | Si | 00002/1 | 00002 > 00002/1 |
Con questa modalita': - La prima commessa per un cliente/destinazione crea 2 commesse: la "base" (es. 00001) e la "operativa" (es. 00001/1), con l'impianto collegato - Ogni commessa successiva per lo stesso cliente/destinazione aggiunge una sotto-matricola all'impianto esistente (es. 00001/2, 00001/3, ecc.) - Se la creazione avviene in fase di trasformazione preventivo-ordine, il comportamento e' automatico. Altrimenti il sistema chiede se creare solo la commessa "base" (per acquisire un impianto gia' esistente su cui fare assistenza)
Dossier su commessa
Se la configurazione tipo-dossier-commessa e' attiva, ad ogni commessa creata viene abbinato un dossier CRM. Il dossier segue il ciclo di vita della commessa:
- In fase preventivo: se previsto dalla configurazione
uso-dossier-commessa, viene creato un dossier con IDPREV-aaaa/nnnnnn - In fase creazione ordine da preventivo: il dossier del preventivo viene collegato alla commessa. Se non esisteva, viene creato ex novo. L'ID diventa
COM-xxxxxxxxx(con gli zeri: es.COM-0000001234anche se il numero commessa visibile non li contiene) - Collegamento a matricola/impianto: se configurato, la matricola creata risulta automaticamente collegata al dossier della commessa
Per il momento il dossier viene creato solo quando si trasforma un preventivo in commessa.
Tasti funzione
| Tasto | Funzione | Contesto |
|---|---|---|
| F1 | Modifica configurazione del programma | Selezione commessa |
| F3 | Conferma dati e procede al passo successivo | Ovunque |
| F8 | Aiuto contestuale / Calendario (sulla data) | Campi di input |
| Shift+F4 | Gestione personalizzazione griglia | Griglia sottocommesse |
| Shift+F5 | Esporta griglia in Excel | Griglia sottocommesse |
| Esc | Annulla e torna al campo/passo precedente | Ovunque |
Regole di business
- Calcolo tempo installazione: il sistema distribuisce i giorni cantiere indicati nella griglia sulle date disponibili, scalando un giorno lavorativo per ogni tecnico assegnato che risulta libero in quella data
- Verifica agenda tecnici: per ogni data candidata, il sistema consulta l'agenda (CRMAGCAL) verificando il flag disponibilita' (
cca-fl-disp = "S") e il flag occupato (cca-fl-occ). Un tecnico deve essere disponibile e non occupato - Limite temporale: la ricerca di date disponibili si estende fino a 2 anni dalla data odierna. Se il sistema non trova abbastanza date, mostra un messaggio e chiede di modificare i parametri
- Rottura per mese e sottocommessa: viene creata una nuova chiamata ad ogni cambio di mese o di sottocommessa. Gli interventi nello stesso mese e sottocommessa vengono aggregati nella stessa chiamata
- Creazione automatica matricola Assist: se
commessa-impianto = "S", il sistema cerca la matricola collegata alla commessa (per serial number) e la associa alle chiamate generate - Orario default chiamate: le chiamate vengono create con orario 08:30 - 18:30
- Collegamento dossier CRM: la configurazione
tipo-dossier-commessagoverna la creazione automatica del dossier. L'ID segue il formatoPREV-aaaa/nnnnnn(fase preventivo) oppureCOM-xxxxxxxxx(fase commessa)
Configurazioni
| Gruppo | Parametro | Descrizione |
|---|---|---|
| ass-chiam | tipo-attivita-installazione | Tipo attivita' di default per le chiamate generate |
| assist | chiamate-installazione-provenienza | Provenienza di default per le chiamate |
| assist | tipo-fat-installazione | Tipo fatturazione per le chiamate di installazione |
| commesse | commessa-impianto | Abilita il collegamento automatico commessa-matricola ("S"/"N") |
| commesse | tipo-numerazione-commesse | Tipo numerazione commesse |
| commesse | tipo-numerazione-sottocommesse | Tipo numerazione sottocommesse |
| commesse | tipo-dossier-commessa | Tipo dossier CRM da creare con la commessa |
| commesse | uso-dossier-commessa | Abilita la creazione del dossier in fase preventivo |
Messaggi di errore
| Messaggio | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| "Funzione gia' in uso dall'operatore!!" | Un altro processo dello stesso operatore sta gia' usando la funzione | Chiudere l'altra istanza prima di riprovare |
| "Indicare i giorni cantiere da elaborare !!" | Il totale dei giorni cantiere nella griglia e' zero | Indicare almeno un giorno cantiere per una sottocommessa |
| "Sottocommessa: XXX con giorni cantiere inferiori a nr. tecnici assegnati ..." | I giorni cantiere della sottocommessa sono meno dei tecnici | Aumentare i giorni cantiere o ridurre i tecnici |
| "Raggiunta data di pianificazione XX/XX/XXXX superiore a 2 anni ... fine ricerca !!" | La ricerca ha superato il limite di 2 anni | Verificare le agende dei tecnici; modificare i parametri (data inizio, opzioni disponibilita') |
| "In base ai parametri richiesti, il sistema non e' stato in grado di pianificare il cantiere: ripetere modificando qualche parametro di ricerca" | Non si e' trovata una combinazione di date valida | Cambiare i tecnici, la data inizio, disattivare "tutti i tecnici disponibili" o "solo giorni consecutivi" |
| "Chiamata non inserita, data: XX/XX/XXXX esito: '...'" | Errore nella creazione della chiamata di assistenza | Verificare il messaggio di esito; controllare le configurazioni tipo-attivita e provenienza |
| "Intervento non inserito, data: XX/XX/XXXX esito: '...'" | Errore nella creazione dell'intervento | Verificare il messaggio di esito e le configurazioni |
| "Confermi pianificazione cantiere ?" | Conferma finale prima della generazione | Premere F3 per confermare, Esc per annullare |
| "fine tabella pianificazione !!!" | Superato il limite di 900 date pianificabili | Ridurre i giorni cantiere complessivi |