Importazione / Esportazione Anagrafiche Clienti e Fornitori¶
A cosa serve¶
Consente di importare o esportare in blocco le anagrafiche clienti e/o fornitori tramite un file Excel (.xlsx) o un file di testo delimitato (.csv/.txt).
In importazione e' possibile inserire nuove anagrafiche oppure modificare quelle gia' esistenti. I campi non presenti nel file vengono lasciati invariati; per svuotare esplicitamente un campo occorre inserire il valore speciale #@#.
In esportazione il programma produce un file Excel con le colonne indicate nel file di modello, contenente tutte le anagrafiche che soddisfano i filtri impostati.
Programma: IMPANA | Percorso menu: Sistema → Utility → Imp/exp di massa → Clienti/fornitori → Anagrafiche
Come si accede¶
- Menu: Sistema → Utility → Imp/exp di massa → Clienti/fornitori → Anagrafiche
Prerequisiti¶
- Il file da importare deve essere un file Excel (.xlsx) o testo delimitato (.csv/.txt).
- La prima riga del file deve contenere gli identificativi dei campi (es.
ANA-TIPO,ANA-COD,ANA-NOME, ecc.). - In importazione, i campi obbligatori minimi sono: ANA-TIPO, ANA-COD, ANA-NOME.
- In esportazione, occorre disporre di un file di modello Excel con le colonne desiderate, oppure scegliere di esportare tutti i dati disponibili.
Operativita'¶
Campi della maschera¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Operazione | Scegliere tra Importazione e Esportazione |
| Tipo anagrafico | Selezionare Clienti (C) o Fornitori (F) |
| Azzero coordinate? | Disponibile solo in importazione (spuntata per default). Se attiva, quando l'indirizzo viene modificato le coordinate GPS vengono azzerate e ricalcolate automaticamente alla successiva sincronizzazione. Se non attiva, vengono importate le coordinate presenti nel file |
| Da codice / A codice | In esportazione: intervallo di codici anagrafi da includere |
| Da descrizione / A descrizione | In esportazione: filtro per ragione sociale |
| Archivio da importare / Modello | In importazione: file da acquisire. In esportazione: file di modello da cui ricavare le colonne |
| Elaborazione di prova | Se spuntata, in importazione vengono eseguiti solo i controlli formali senza aggiornare i dati |
Procedura di importazione¶
- Selezionare Importazione e indicare il tipo anagrafico (C o F).
- Selezionare il file da importare nel campo Archivio da importare.
- Impostare eventuali opzioni (elaborazione di prova, azzero coordinate).
- Premere Elabora: il programma elabora riga per riga e al termine mostra il riepilogo con il numero di inserimenti, modifiche ed eventuali errori.
Procedura di esportazione¶
- Selezionare Esportazione e indicare il tipo anagrafico.
- Impostare eventuali filtri (intervallo codici o descrizioni).
- Indicare il file di modello oppure scegliere di esportare tutti i dati.
- Premere Elabora: al termine si apre Excel con il risultato.
Nota: alcune colonne nel file esportato possono contenere il prefisso
'!'prima del valore. Questo serve per forzare Excel a trattare il contenuto come testo (evitando la rimozione di zeri iniziali). Tale prefisso puo' essere mantenuto anche se il file viene reimportato.
Regole di business¶
Campi obbligatori in importazione¶
| Identificativo | Campo | Solo per |
|---|---|---|
| ANA-TIPO | Tipo anagrafico (C=Cliente, F=Fornitore) | C/F |
| ANA-COD | Codice anagrafico numerico | C/F |
| ANA-NOME | Ragione sociale principale | C/F |
Se il codice anagrafico non esiste viene creata una nuova anagrafica; se esiste vengono aggiornati solo i campi presenti nel file.
Svuotamento di un campo¶
Per azzerare esplicitamente il contenuto di un campo (anzi' che lasciarlo invariato), inserire il valore #@# nella cella corrispondente.
Gestione del raccordo obbligatorio¶
Se in azienda e' configurata la gestione raccordo obbligatorio, il campo ANA-RACCORDO diventa obbligatorio al posto di ANA-COD. In questo caso il sistema individua il cliente/fornitore tramite il codice raccordo:
| ANA-COD | ANA-RACCORDO | Risultato |
|---|---|---|
| Assente | Assente | Errore |
| Presente | Assente | Errore |
| Assente | Presente (gia' esistente) | Aggiornamento dell'anagrafica collegata al raccordo |
| Assente | Presente (non esistente) | Creazione nuova anagrafica con codice progressivo automatico, collegata al raccordo |
| Presente | Presente (non esistente) | Il raccordo viene collegato all'anagrafica indicata |
| Presente | Presente (gia' esistente) | Aggiornamento solo se il raccordo corrisponde all'anagrafica indicata; altrimenti errore |
Ricerca semplificata per alcune tabelle¶
Per alcuni campi tabellati e' possibile indicare un codice esterno al posto del codice interno:
| Campo | Comportamento |
|---|---|
| ANA-ST-COD | Ricerca per sigla stato o paese |
| ANA-COD-PAG-HOST | Codice pagamento esterno: viene cercato nella tabella di raccordo, evitando la conversione manuale tra il codice proveniente da un altro gestionale e il codice pagamento interno |
Campi importabili / esportabili¶
La seguente tabella riporta i campi utilizzabili. L'identificativo e' il valore da inserire nella prima riga del file di importazione/esportazione.
| Identificativo | Campo | C/F | Formato | Obbl. |
|---|---|---|---|---|
| ANA-TIPO | Tipo anagrafico (C=Cliente, F=Fornitore) | C/F | Char(1) | Si' |
| ANA-COD | Codice anagrafico | C/F | Num(5) | Si' |
| ANA-NOME | Ragione sociale principale | C/F | Char(40) | Si' |
| ANA-NOME2 | Ragione sociale secondaria. Se la colonna NON e' presente nel file e la prima ragsoc supera 40 caratteri, il testo eccedente viene riversato nella seconda ragsoc. Se la colonna E' presente, la seconda ragsoc non viene mai aggiornata automaticamente dal trabocco della prima | C | Char(40) | — |
| ANA-IND | Indirizzo (Via, numero civico) | C/F | Char(35) | — |
| ANA-CAP | C.A.P. | C/F | Char(7) | — |
| ANA-LOCA | Localita' | C/F | Char(40) | — |
| ANA-PROV | Provincia | C/F | Char(2) | — |
| ANA-ST-COD | Stato estero | C/F | Char(3) | — |
| ANA-PIVA | Partita IVA | C/F | Char(11) | — |
| ANA-COFI | Codice fiscale | C/F | Char(16) | — |
| ANA-RIFLISTINO | Riferimento listino (deve esistere) | C | Num(2) | — |
| ANA-RIFCONTO | Conto anagrafico (Mastro+conto, deve esistere) | C/F | Char(4) | — |
| ANA-NOTE | Note generiche del cliente/fornitore | C/F | Char(2000) | — |
| ANA-AGENTE | Agente principale del cliente | C | Num(5) | — |
| ANA-PADRE | Codice anagrafico padre di fatturazione | C/F | Num(5) | — |
| ANA-PADRE-CMC | Codice di riferimento per ricerca codici merce cliente | C | Num(5) | — |
| ANA-ZONA | Zona commerciale di appartenenza | C | Char(5) | — |
| ANA-TEL | Numero di telefono principale | C/F | Char(15) | — |
| ANA-FAX | Numero di fax principale | C/F | Char(15) | — |
| ANA-EMAIL | Indirizzo di posta elettronica principale | C/F | Char(80) | — |
| ANA-WEB | Sito web istituzionale dell'azienda | C/F | Char(80) | — |
| ANA-AGENTE2 | Agente secondario | C | Num(5) | — |
| ANA-VETTORE | Vettore abituale del cliente | C | Num(5) | — |
| ANA-MERCE-TRASP | Merce "addebito trasporto" per il cliente | C | Char(9) | — |
| ANA-TIPO-USL | Il cliente e' una USL? (P=fatturazione al paziente, U=fatturazione alla USL, A=Altro non USL) | C | Char(1) | — |
| ANA-PERIODICITA | Periodicita' di fatturazione batch (G=Giornaliera, M=Mensile, N=Nessuna, Q=Quindicinale, S=Settimanale, L=Libera) | C | Char(1) | — |
| ANA-DOC-DEF | Tipo documento di default (L=Libero, D=DDT, F=Fattura accompagnatoria) | C | Char(1) | — |
| ANA-TIP-DOC-TASS | Tipo documento tassativo? (S=Si', N=No) | C | Char(1) | — |
| ANA-TIP-PAG | Tipologia di pagamento (D=Rimessa diretta, B=Bonifico, R=Ricevuta Bancaria) | C/F | Char(1) | — |
| ANA-COD-PAG | Codice di pagamento | C/F | Num(2) | — |
| ANA-TIPOLOGIA | Tipologia cliente | C | Char(2) | — |
| ANA-INT-FIGLIO | Parametro padre-figlio: se vale "S" viene emessa una fattura per ciascun cliente figlio con intestazione al figlio | C | Char(1) | — |
| ANA-IBAN-ST | Codice IBAN: sigla stato | C/F | Char(2) | — |
| ANA-IBAN-CIN-E | Codice IBAN: CIN Euro | C/F | Char(2) | — |
| ANA-IBAN-CIN-IT | Codice IBAN: CIN Italia | C/F | Char(1) | — |
| ANA-IBAN-ABI | Codice IBAN: ABI | C/F | Num(5) | — |
| ANA-IBAN-CAB | Codice IBAN: CAB | C/F | Num(5) | — |
| ANA-IBAN-CC | Codice IBAN: conto corrente | C/F | Num(12) | — |
| ANA-FL-AGENTE | Il fornitore e' un agente? (A=Fornitore agente, spazio=Fornitore standard) | F | Char(1) | — |
| ANA-FIDO | Importo di fido concesso | C | Num(10) | — |
| ANA-EXTRA-FIDO | Importo di extra-fido concesso | C | Num(10) | — |
| ANA-TRASP-CURA | Flag che indica trasporto a cura | C/F | Char(1) | — |
| AAP-SPESOMETRO | Flag esclusione spesometro (S=escluso) | C/F | Char(1) | — |
| AAP-FL-ENTE-PA | Flag Ente Pubblico (S=ente pubblico per fatturazione a PA) | C | Char(1) | — |
| AAP-COD-ENTE-PA | Codice IPA dell'ente presso l'amministrazione statale | C | Char(6) | — |
| AAP-RIF-AMMIN | Riferimento ufficio amministrativo all'interno dell'ente pubblico | C | Char(12) | — |
| IVA-AGV-FL | Flag codice IVA agevolata | C | Char(1) | — |
| IVA-AGV-COD | Codice IVA agevolata (tabella IVA agevolate) | C | Char(2) | — |
| IVA-AGV-DATA | Data dichiarazione IVA agevolata | C | gg/mm/aaaa | — |
| ANA-MAGG-TRASP | Applicazione maggiorazione trasporto (S/N) | C | Char(1) | — |
| ANA-TIP-TRASP | Tipo di trasporto (N=Nessuno, P=Percentuale fissa, R=Rapporto peso/volume, S=Scaglioni imponibile) | C | Char(1) | — |
| ANA-TR-PERC-FISSA | Percentuale di trasporto da applicare (con ANA-TIP-TRASP=P) | C | Num(3,2) | — |
| ANA-TR-FL-ASS | Addebitare la percentuale assicurazione? (S/N) | C | Char(1) | — |
| ANA-DET-CONS | Dettaglio in fattura (SI=dettaglio ogni bolla, NO=raggruppamento per merce) | C | Char(2) | — |
| ANA-STAMPA-FAT | Modalita' invio fatture (S=stampa tradizionale, E=posta elettronica, T=entrambe) | C | Char(1) | — |
| ANA-EMAIL-INVIO-FATTURE | Indirizzo email a cui inviare le fatture | C | Char(80) | — |
| ANA-VAL | Cancellazione logica (spazio=nessuna modifica, C=cancellato logicamente) | C/F | Char(1) | — |
| ANA-FASCIA-TRF | Fascia trasferta per gestione Assist (tabella corrispondente) | C | Char(2) | — |
| ANA-CAP-CONV-DATA-FIN | Data fine convenzione stipulata col cliente (solo per consorzi) | C | Data | — |
| ANA-COMUNE | Codice comune | C | Num(6) | — |
| ANA-COD-RIF | Codice cliente/fornitore come identificato presso il cliente/fornitore stesso | C/F | Char(10) | — |
| DATA-PRIVACY | Data di consegna modulo di conferma al trattamento dati (privacy) | C/F | gg/mm/aaaa | — |
| ANC-BIC | Codice BIC/Swift dell'istituto bancario del cliente/fornitore | C/F | Char(11) | — |
| ANC-IBAN-ESTERO | Codice IBAN estero | C/F | Char(30) | — |
| ANC-BAN-ASS | Codice nostra banca di appoggio per bonifico | C/F | Num(6) | — |
| ANA-FL-LISTINO-PADRE | Indica se la ricerca prezzi si ferma al cliente corrente senza risalire la catena padre-nonno | C | Char(1) | — |
| ANA-SCO-1 | Sconto 1 | C | SNum(3,2) | — |
| ANA-SCO-2 | Sconto 2 | C | SNum(3,2) | — |
| ANA-LATITUDINE | Latitudine (Coordinate GPS) | C | Num(4,6) | — |
| ANA-LONGITUDINE | Longitudine (Coordinate GPS) | C | Num(4,6) | — |
| ANA-RACCORDO | Raccordo con codice di altra applicazione | C/F | Char(15) | — |
| CND-NOME-N | Nome persona fisica | C | Char(30) | — |
| CND-COGNOME-N | Cognome persona fisica | C | Char(30) | — |
| CND-COD-FISCALE-N | Codice fiscale persona fisica | C | Char(16) | — |
| ANA-FTE-PEC | Fatturazione elettronica: PEC di destinazione | C | Char(80) | — |
| ANA-FTE-COD-DEST | Fatturazione elettronica: Codice Destinatario SDI | C | Char(7) | — |
| ANA-FL-BENESTARE | Il cliente richiede il benestare? (S/N) | C | Char(1) | — |
| ANA-MSG-EMAIL | Indirizzo email per messaggistica WEB | C | Char(80) | — |
| ANA-MSG-SMS | Numero di telefono mobile per messaggistica WEB | C | Char(15) | — |
| ANC-REV-CH | Flag che indica reverse charge | — | — | — |
| ART-ESE-REV-CHARGE | Articolo esenzione reverse charge | — | — | — |
| ANC-GIORNI-RITARDO | Numero giorni ritardo | — | — | — |
| ANC-RATING | Rating | — | — | — |
| ANC-VOCE-FINAN | Voce finanziaria | — | — | — |
| ANA-PRIVATO | Privato consumatore (P/spazio) | — | — | — |
| ANA-NAT-GIURIDICA | Natura giuridica (P/S) | — | — | — |
| ANA-NOME-PERSONA | Nome persona fisica | — | — | — |
| ANA-COGNOME-PERSONA | Cognome persona fisica | — | — | — |
| ANA-CODFISC-PERSONA | Codice fiscale persona fisica | — | — | — |
| DATA-PRIMA-FATTURA | Data prima fattura | — | — | — |
| DATA-ULTIMA-FATTURA | Data ultima fattura | — | — | — |
| MINIMI-FORFETTARI | Minimi forfettari | — | — | — |
| ANA-SEPA-TIPO-INCASSO | Tipo incasso SEPA | — | — | — |
| ANA-SEPA-SEQUENZA-INCASSO | Numero sequenza incasso SEPA | — | — | — |
| ANA-SEPA-ID-MANDATO | ID mandato SEPA | — | — | — |
| ANA-SEPA-DATA-MANDATO | Data mandato SEPA | — | — | — |
| ANA-DOP-RICHIESTA | Il cliente richiede la Dichiarazione di Origine Preferenziale? (S/N) | C | Char(1) | — |
| ANA-DATA-DOP | Data ultima DOP presentata per il cliente (solo in esportazione) | C | Data | — |
| ANA-TIPO-DOC-IDENTITA | Tipo documento di identita' | C | Char(1) | — |
| ANA-NUM-DOC-IDENTITA | Numero documento di identita' | C | — | — |
| ANA-ENTE-RILASCIO-DOC | Ente che ha rilasciato il documento di identita' | C | — | — |
| ANA-SEDE-DEFAULT | Sede di default associata all'anagrafica (solo in ambiente Laboratori odontotecnici con multisede) | C | Char(1) | — |
| ANA-PERIODICITA-INCASSO-DDT | Periodicita' incasso DDT (nessuna=vuoto, G=giornaliero, S=settimanale, Q=quindicinale, M=mensile, B=bimensile, T=trimestrale, E=semestrale, A=annuale) | — | — | — |
| ANA-COD-PAG-HOST | Codice pagamento HOST: alternativo a ANA-TIP-PAG + ANA-COD-PAG; viene cercato nella tabella di raccordo (COGD14) per la conversione automatica | — | Char(50) | — |
| ANA-PORTO-ABITUALE | Porto abituale del cliente | C | Char(10) | — |
| ANA-I-nnnn | Contenuto dell'informazione CRM numero "nnnn" (se prevista scheda CRM collegata all'anagrafica) | C/F | — | — |
| ANA-P-pp-nnnn | Contenuto dell'informazione sulla scheda CRM alla pagina "pp" e progressivo "nnnn" (se prevista scheda CRM) | C/F | — | — |
Messaggi di errore¶
| Messaggio | Causa | Cosa fare |
|---|---|---|
| ANA-TIPO mancante o non valido | La colonna ANA-TIPO e' assente o contiene un valore non riconosciuto | Verificare che la prima riga contenga la colonna ANA-TIPO con valore C o F |
| ANA-COD mancante | Il codice anagrafico e' obbligatorio e non e' stato fornito | Inserire il codice nella colonna ANA-COD |
| ANA-NOME mancante | La ragione sociale e' obbligatoria per i nuovi inserimenti | Inserire la ragione sociale nella colonna ANA-NOME |
| Partita IVA non valida | La partita IVA non supera il controllo formale | Verificare il valore nel file di importazione |
| Codice pagamento non valido | Il codice pagamento indicato non esiste in archivio | Controllare tipo e codice pagamento (ANA-TIP-PAG + ANA-COD-PAG) |
| Raccordo gia' collegato ad altra anagrafica | Il raccordo indicato risulta gia' associato a un altro codice | Verificare la corrispondenza raccordo/codice nel file |
| Provincia non valida | La sigla provincia non e' riconosciuta | Utilizzare la sigla standard a 2 lettere |
Vedi anche¶
- Importazione destinazioni diverse — import/export degli indirizzi di spedizione alternativi
- Importazione merci — import/export anagrafica articoli
Note operative recenti¶
Pulizia automatica caratteri speciali negli indirizzi¶
Durante l'importazione e l'esportazione, i campi indirizzo e localita' vengono automaticamente ripuliti dai caratteri speciali non compatibili con il formato XML della fatturazione elettronica (es. &, $, %, @, lettere accentate, punti, trattini). La pulizia avviene in modo trasparente durante l'elaborazione del file.
Controllo sede operativa del magazzino¶
In importazione, se viene indicato un magazzino associato all'anagrafica, il sistema verifica che il magazzino sia di tipo sede operativa. Se il magazzino indicato non e' marcato come sede operativa, l'importazione segnala l'errore e la riga non viene acquisita.