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Benestare

A cosa serve

Il benestare e' un'autorizzazione alla fatturazione emessa dal cliente. Serve quando la fatturazione non puo' avvenire direttamente dal DDT, ma richiede un passaggio intermedio: il cliente verifica il lavoro eseguito e da' il via libera alla fatturazione, totale o parziale.

Senza benestare il flusso e':

Ordine -> DDT -> Fatturazione

Con i benestare il flusso diventa:

Ordine -> DDT -> Benestare -> Fatturazione

La gestione benestare si trova nel menu Vendite > Benestare.

Quando si usa

I benestare si usano quando:

  • Il cliente richiede di approvare ogni fattura prima dell'emissione
  • Le prestazioni di assistenza devono essere validate prima della fatturazione
  • Piu' aziende del gruppo devono rifatturarsi internamente i servizi eseguiti per conto di altri

Come si attiva

Per attivare i benestare su un cliente servono due impostazioni:

  1. Anagrafica clienti, pagina "Assist": spuntare la casella "Gestione benestare"
  2. Causali bolla: impostare il campo "Benestare" sulla causale del documento, scegliendo tra:
    • Nessuno: il documento puo' essere fatturato direttamente, senza passare dai benestare
    • Da aggregare: il dettaglio del documento alimenta i movimenti benestare; il documento originale non sara' mai fatturato direttamente
    • Da autorizzare: il documento puo' essere fatturato solo quando e' collegato a un benestare approvato

Il parametro "Benestare" sulla causale viene considerato solo per i clienti con gestione benestare attiva.

Tipologie di benestare

Esistono tre tipologie, ognuna con un modo diverso di lavorare:

Tipologia Quando si usa Come funziona
Autorizzazione Il cliente autorizza a fatturare DDT gia' emessi Si importano i DDT nel benestare e li si autorizza uno per uno. La fatturazione avviene dai documenti originali
Aggregazione Il cliente riconosce un elenco di prestazioni, da conciliare con i lavori effettivamente eseguiti Si inseriscono le voci autorizzate dal cliente e si associano i movimenti reali. Viene generato un nuovo documento di fatturazione
Automatici Rifatturazione interna tra aziende del gruppo Vengono generati automaticamente dalla procedura, raggruppando i movimenti per prestazione e prezzo

Quando un documento e' fatturabile

Il cliente prevede benestare? Causale "Benestare" Collegato a un benestare? Fatturabile?
No Qualunque Non rilevante Si, se la causale prevede la fatturazione
Si Da aggregare Non rilevante No. Va conciliato col benestare; la fatturazione avviene dal documento generato a valle
Si Da autorizzare No No. Serve il collegamento a un benestare
Si Da autorizzare Si, e autorizzato Si
Si Nessuno Non rilevante Si. La causale non passa per i benestare

Inserimento e gestione benestare

Menu: Vendite > Benestare > Inserimento/gestione

Questa funzione permette di inserire, modificare e consultare un singolo benestare. La maschera e' divisa in 3 pagine.

Parte comune (sempre visibile)

Campo Descrizione
Id benestare Numero interno, attribuito automaticamente. Premere F5 per inserire un nuovo benestare, F9 per cercarne uno esistente
Stato 0 = Immesso, 5 = In lavorazione, 9 = Pronto. Lo stato "9" rende il benestare non modificabile
Fatturato Sola lettura. Indica se almeno un documento collegato e' gia' fatturato

Pagina 1 -- Testata

Campo Descrizione
Data Data di inserimento del documento
Azienda assegnata Azienda autorizzata a fatturare (visibile solo con gestione gruppo aziende)
Id ufficiale Numero progressivo per azienda, attribuito automaticamente
Cliente Cliente da cui si riceve il benestare (cliente di fatturazione)
Riferimento Riferimento al documento del cliente (facoltativo)
Data riferimento Data del documento del cliente (facoltativo)
Tipologia A = Autorizzazione, G = Aggregazione. In inserimento sono possibili solo queste due
Documento di fatturazione Sola lettura. Documento generato dal benestare (solo tipo Aggregazione)

Pagina 2 -- Documenti autorizzati (tipo Autorizzazione)

Contiene la griglia dei documenti da autorizzare. Compare solo per i benestare di tipo "Autorizzazione".

Colonna Descrizione
Progressivo Progressivo di documento
Documento Riferimento al documento autorizzato
Data Data del documento
Selezione Non selezionato / Collegato / Autorizzato

Tasti funzione dalla griglia:

Tasto Funzione
F7 Importa i documenti autorizzabili
F2 Seleziona/deseleziona tutti

Pagina 3 -- Dettaglio benestare (tipo Aggregazione)

Contiene le voci autorizzate dal cliente, ciascuna delle quali diventera' una riga del documento di fatturazione. Compare solo per i benestare di tipo "Aggregazione".

Colonna Descrizione
Progressivo Progressivo di riga
Merce Codice merce/prestazione
Quantita' Quantita' da fatturare
Prezzo Prezzo da fatturare
Importo Importo da fatturare
Descrizione Descrizione aggiuntiva (esportata in fattura)
Movimenti? Indica se sono gia' stati aggregati movimenti
Numero movimenti Contatore movimenti associati
Importo movimenti Totale importo dei movimenti associati
Riga pronta? Indica se la riga e' pronta per la fatturazione
Riga documento Numero riga del documento di fatturazione generato
Tipo riga Standard / Ritenuta / Pagamento ritenuta
Autorizzazione al pagamento Se tipo "Ritenuta": riferimento alla riga di pagamento ritenuta
Ritenuta autorizzata Se tipo "Pagamento ritenuta": riferimento alla riga di ritenuta originale

Tasti funzione dalla griglia:

Tasto Funzione
F2 Aggrega movimenti
F5 Note
F6 Importazione dettaglio da Excel (modello I-BSDET)
F7 Cerca ritenute non ancora sbloccate

Lavorare con un benestare di Autorizzazione

Passo 1 -- Inserimento

  1. Premere F5 sul campo Id benestare per entrare in inserimento.
  2. Compilare la testata (Pagina 1): indicare data, cliente e impostare la tipologia a "A: Autorizzazione".
  3. Premere F3 per confermare. Il sistema attribuisce l'Id ufficiale e imposta lo stato a "0: Immesso".

Passo 2 -- Importazione documenti

  1. Andare alla Pagina 2 (Documenti autorizzati).
  2. Premere F7 per importare i documenti autorizzabili. Vengono proposti tutti i DDT del cliente che soddisfano queste condizioni:
    • Cliente di fatturazione coincidente
    • Azienda coincidente (se configurata)
    • Data compresa nel periodo di competenza
    • Causale con "Fatturare = Si" e "Benestare = Da autorizzare"
    • Documento non fatturato e non gia' collegato ad altro benestare

Passo 3 -- Autorizzazione documenti

Nella colonna Selezione, per ciascun documento impostare:

Valore Significato Cosa succede
Non selezionato Documento non collegato Scompare dalla griglia. Se non viene collegato altrove, sara' riproposto alla prossima importazione
Collegato Collegato ma non ancora autorizzato Resta visibile. Il benestare non puo' passare a "Pronto"
Autorizzato Collegato e autorizzato Resta visibile. Se tutti i documenti sono autorizzati, e' possibile impostare lo stato "Pronto"

Per operare su tutti i documenti contemporaneamente, premere F2.

Passo 4 -- Modifica dello stato

Stato Condizione Effetto
0: Immesso Default all'inserimento I documenti non sono fatturabili
5: In lavorazione Almeno un documento collegato I documenti non sono ancora fatturabili
9: Pronto Almeno un documento autorizzato I documenti autorizzati diventano fatturabili

Modifica successiva

La modifica e' possibile anche in stato "9: Pronto", purche' nessun documento autorizzato risulti fatturato. In stato diverso da "0: Immesso" si possono modificare solo: Riferimento, Data riferimento, Data.

Cancellazione

Possibile solo in stato "0: Immesso".


Lavorare con un benestare di Aggregazione

Passo 1 -- Inserimento

  1. Premere F5 sul campo Id benestare per entrare in inserimento.
  2. Compilare la testata (Pagina 1): indicare data, cliente e impostare la tipologia a "G: Aggregazione".
  3. Premere F3 per confermare. Il sistema attribuisce l'Id ufficiale e imposta lo stato a "0: Immesso".

Passo 2 -- Gestione del dettaglio

Andare alla Pagina 3 (Dettaglio benestare) e inserire le righe di dettaglio: ogni riga rappresenta una prestazione fatturabile con quantita', prezzo e importo.

Regole di modifica:

  • Finche' non ci sono movimenti collegati alla riga, tutti i dati sono modificabili e la riga si puo' cancellare
  • Se ci sono movimenti collegati, si possono modificare solo quantita', prezzo e importo
  • E' possibile importare il dettaglio da Excel tramite il modello I-BSDET premendo F6

Passo 3 -- Aggregazione dei movimenti

Premere F2 dalla griglia di dettaglio per associare i movimenti alle righe del benestare. Questa operazione apre la consultazione movimenti, dove si selezionano i movimenti da collegare a ciascuna riga.

Quando tutti i movimenti utili sono stati collegati, impostare la riga come "Pronta".

Nota: dal 01/03/2024 e' possibile indicare una riga come "Pronta" anche senza movimenti associati.

Tipi di riga speciali

Tipo riga Caratteristiche
Standard Prestazione fatturabile con importo (generalmente positivo)
Storno/compensazione Importo negativo, abbassa il valore totale della fattura
Ritenuta Importo trattenuto dal cliente, quantita' e importo negativi. Sara' sbloccato successivamente
Pagamento ritenuta Autorizzazione al pagamento di una ritenuta precedente. Si puo' acquisire automaticamente con F7

Le righe "Ritenuta" e "Pagamento ritenuta" possono essere impostate a "Pronta" senza aggregazione di movimenti.

Acquisizione automatica delle ritenute (F7)

Premendo F7 dalla griglia di dettaglio, il sistema crea automaticamente righe di tipo "Pagamento ritenuta" per tutte le ritenute del cliente non ancora collegate a un pagamento. Si possono rimuovere le righe non pertinenti.

Passo 4 -- Modifica dello stato

Stato Condizione Effetto
0: Immesso Default all'inserimento --
5: In lavorazione Almeno una riga di dettaglio presente --
9: Pronto Tutte le righe sono "Pronte" Possibile generare il documento di fatturazione

Passo 5 -- Generazione del documento di fatturazione

Quando lo stato e' "9: Pronto", premere F11 per generare il documento di fatturazione. Il documento viene creato con una causale dedicata che lo esclude dalla gestione benestare, in modo da poter essere fatturato direttamente.

Modifica successiva

La modifica e' possibile anche in stato "9: Pronto", purche' non sia stato generato il documento di fatturazione. In stato diverso da "0: Immesso" si possono modificare solo: Riferimento, Data riferimento, Data.

Cancellazione

Possibile solo in stato "0: Immesso".


Consultazione benestare

Menu: Vendite > Benestare > Consultazione

Permette di cercare e consultare i benestare ricevuti in base a diversi criteri.

Pagina 1 -- Filtri

Campo Descrizione
Cliente Cliente emittente del benestare
Azienda assegnata Azienda destinataria (solo con gestione gruppo aziende)
Periodo Da data / a data
Tipologia A = Autorizzazione, G = Aggregazione, U = Automatici, T = Tutti
Stato T = Tutti, 0 = Immessi, 5 = In lavorazione, 9 = Completi

Dopo aver compilato i filtri, premere F7 per avviare la ricerca.

Pagina 2 -- Risultati

La griglia mostra una riga per ciascun benestare trovato:

Colonna Descrizione
Id benestare Id interno
Id ufficiale Id ufficiale progressivo
Tipologia Tipo del benestare
Cliente Codice e descrizione
Azienda Codice e descrizione (se gestione gruppo aziende attiva)
Data Data del benestare
Stato Stato corrente
Documento cliente Riferimento al documento del cliente
Data doc. cliente Data del documento del cliente
% Ritenuta Percentuale di ritenuta applicata
Documento da fatturare Documento generato (escluso tipo Autorizzazione)

Tasti funzione dalla griglia:

Tasto Funzione
F3 Apre il benestare selezionato in gestione
F9 Stampa il benestare selezionato

Consultazione movimenti benestare

Menu: Vendite > Benestare > Gestione movimenti

Mostra i movimenti benestare con possibilita' di filtro e, se richiamata durante la gestione di un benestare di Aggregazione, consente di selezionare i movimenti da associare a una riga di dettaglio.

Due modalita' di utilizzo

  • Da menu: consultazione e ricerca movimenti, con possibilita' di inserire nuovi movimenti manuali
  • Richiamata da gestione benestare: modalita' "Associazione" per selezionare i movimenti da collegare a un dettaglio benestare di Aggregazione

Pagina 1 -- Filtri

Campo Descrizione
Cliente Cliente di fatturazione
Azienda assegnata Azienda (solo con gestione gruppo aziende)
Periodo Da data / a data
Merce/prestazione Filtro per codice merce
Stato aggregazione Solo da aggregare / Aggregati / Tutti
Benestare originale ricevuto Se spuntato, mostra solo movimenti fra aziende il cui originale e' gia' collegato a un benestare

Compilare i filtri e premere F7 per avviare la ricerca.

Pagina 2 -- Risultati

In testata sono visibili: importo totale dei movimenti filtrati e importo dei movimenti selezionati (significativo in modalita' Associazione).

Colonne principali della griglia:

Colonna Descrizione
Selezione Usata in modalita' Associazione per marcare i movimenti
Id movimento Id del movimento (0 = importato da Excel)
Id benestare / Id ufficiale / Id dettaglio Riferimenti al benestare collegato
Cliente / Azienda Soggetti del movimento
Data Data del movimento
Provenienza Intervento / Documento di magazzino / Manuale
Documento origine / Riga origine Documento e riga di origine
Merce / Quantita' / Prezzo / Importo Dati economici
Chiamata / Intervento / Riga intervento Riferimenti assistenza
Stato Immesso / Autorizzato / Rifiutato
Continuativo? / Periodicita' Dati movimenti ripetitivi

Tasti funzione dalla griglia

Tasto Funzione
F5 Associazione: collega i movimenti selezionati al dettaglio benestare
F1 Inserimento movimento manuale
F3 Modifica movimento selezionato (solo manuali)
F10 Copia (duplicazione) del movimento
F7 Conguaglio: inserimento con inversione azienda/cliente
F6 Importa da Excel (solo in modalita' Associazione, modello I-BSMOV-QUADRATURA)
S-F2 Apre il documento selezionato

Abbinamento automatico da Excel (F6)

In modalita' Associazione, premendo F6 si importa un file Excel con il modello I-BSMOV-QUADRATURA. Ogni riga rappresenta una prestazione di un intervento, identificata dal numero di chiamata cliente. Il sistema confronta le righe importate con i movimenti in griglia e seleziona automaticamente le corrispondenze. Se quantita', prezzo o importo non coincidono, l'abbinamento non viene effettuato e viene segnalata un'evidenza.

Al termine viene mostrato un riepilogo con il numero di righe lette e quelle abbinate. Si puo' poi completare la selezione manualmente e premere F5 per confermare l'associazione.


Gestione movimenti manuali

Menu: Vendite > Benestare > Gestione movimenti manuali

Permette di inserire, copiare, conguagliare, modificare e cancellare movimenti benestare di tipo manuale. E' utile soprattutto nella gestione gruppo aziende per la rifatturazione interna.

Prerequisiti di modifica

  • Non e' possibile modificare un movimento con provenienza diversa da "Manuale"
  • Non e' possibile modificare un movimento con stato diverso da "Immesso"

Operazioni disponibili

Operazione Come procedere
Inserimento Premere F5, impostare l'operazione a "I", compilare i campi e premere F3
Modifica Richiamare il movimento tramite il campo Id o F9, modificare i dati e premere F3
Copia Premere F5, impostare l'operazione a "C", indicare l'Id origine con F9. I dati vengono copiati: modificare quelli desiderati e premere F3
Conguaglio Premere F5, impostare l'operazione a "G", indicare l'Id origine. I dati vengono copiati invertendo azienda e cliente. Modificare se necessario e premere F3. Possibile solo con gestione gruppo aziende

Campi del movimento

Campo Obbligatorio Descrizione
Id movimento -- Attribuito automaticamente (F5 = nuovo, F9 = ricerca)
Operazione Solo in inserimento I = Inserimento, C = Copia, G = Conguaglio
Id origine Solo per Copia/Conguaglio Movimento di partenza (F9 = ricerca)
Data Si Data del movimento
Azienda emittente Solo con gruppo aziende Azienda intestataria
Cliente Si Cliente di fatturazione
Brand No Brand associato (solo se attiva la gestione brand)
Merce Si Codice merce o prestazione
Quantita' Si Quantita' del movimento
Prezzo Si Prezzo unitario netto
Importo Si Quantita' per prezzo
Tecnico No Tecnico associato
Continuativo No Se attivo, alla chiusura del benestare viene generato un nuovo movimento identico
Periodicita' Solo se continuativo Numero di giorni prima della rischedulazione

Importazione massiva movimenti da Excel

Menu: Vendite > Benestare > Importazione movimenti manuali

Permette di acquisire in massa movimenti benestare manuali da un file Excel tramite il modello I-BSMOV-MANUALI.

Come si usa

  1. Importazione: entrando nella funzione si accede alla selezione del modello. Il file viene caricato e i dati appaiono nella griglia, gia' pre-elaborati.
  2. Controllo: per ogni riga e' visibile se e' valida. La colonna "Messaggio" mostra la prima segnalazione di errore. Si puo' proseguire anche con righe non valide: verranno acquisite solo quelle corrette.
  3. Aggiornamento: confermando, il sistema acquisisce le righe valide.

Colonne della griglia

Colonna Descrizione
Riga Numero riga del file Excel
Id movimento Presente se nel file, o dopo l'aggiornamento
Azienda Azienda esecutrice
Cliente fatturazione Cliente destinatario
Merce Merce/prestazione
Brand Brand (ignorato se indicato in testata)
Tecnico Se presente e manca l'azienda, questa viene derivata dal tecnico
Qta / Prezzo / Importo Dati economici
Continuativo? Flag movimento continuativo
Periodicita' Periodicita' (se continuativo)
Riga valida? Esito della validazione
Messaggio Primo errore riscontrato

Nota: se la gestione gruppo aziende e' attiva, e' obbligatoria la presenza di una colonna che identifica l'azienda (AZ-COD o AZ-DES). In caso contrario il contenuto viene ignorato.


Sconti su rifatturazione

Menu: Vendite > Benestare > Gestione sconti su rifatturazione

Definisce le regole di calcolo dei prezzi per le rifatturazioni interne fra aziende del gruppo. Richiede la gestione gruppo aziende attiva.

Le regole si applicano in base a: azienda che fattura, azienda che riceve la fattura e, facoltativamente, il cliente per cui e' stato eseguito il lavoro. I dati sono memorizzati con data di decorrenza.

Colonne della griglia

Colonna Obbligatorio Descrizione
Emittente Si Azienda che emette la fattura
Ricevente Si Azienda che riceve la fattura
Cliente No Cliente intestatario del lavoro
Decorrenza Si Data di decorrenza della regola
% Listino -- Percentuale dell'importo da rifatturare (100% = intero ammontare, 0% = nessuna rifatturazione)
Classe listino -- Classe di ricerca listino parametrico (alternativa alla % Listino)

Per inserire, modificare o cancellare righe, usare i tasti funzione presenti nella barra degli strumenti. Dopo le modifiche, premere F3 per salvare.


Ricalcolo movimenti benestare

Menu: Vendite > Benestare > Ricalcolo movimenti benestare

Ricalcola e rigenera i movimenti benestare per tutti i documenti di un determinato periodo. Richiede la gestione gruppo aziende attiva.

Quando si usa

  • E' stata modificata l'abilitazione ai benestare per uno o piu' clienti
  • Sono state modificate le percentuali di rifatturazione
  • Sono stati cambiati parametri sulle causali documento

Condizioni per il ricalcolo

Il ricalcolo viene effettuato quando:

  • Nessun movimento benestare del documento e' collegato a un benestare
  • Per movimenti collegati a benestare di Aggregazione: possibile se il benestare non e' ancora completo, ma i collegamenti dettaglio-movimenti vengono persi e vanno rifatti

I documenti non rielaborabili sono mostrati in una griglia con la motivazione.

Maschera

Campo Descrizione
Periodo Periodo da elaborare
Ricalcolo da listino? Se spuntato, ricalcola anche il valore dei documenti in base ai listini correnti. Attenzione: eventuali modifiche manuali di prezzi andranno perse

Risultati

Contatore Descrizione
Documenti letti Totale documenti considerati (solo clienti)
Documenti rigenerati Documenti ricalcolati
Documenti non rigenerati Documenti non ricalcolabili (dettaglio in griglia)

Creazione benestare automatici

Menu: Vendite > Benestare > Creazione benestare automatici

Genera automaticamente benestare di tipo Aggregazione fra aziende del gruppo, evitando l'inserimento manuale di testata, dettaglio e associazione movimenti. Richiede la gestione gruppo aziende attiva.

Filtri di testata

Campo Descrizione
Azienda che fattura Facoltativo. Azienda per cui cercare i movimenti
Periodo Periodo dei movimenti
Data documento Data da attribuire al benestare
Benestare originale ricevuto Se spuntato, genera solo per movimenti il cui originale (al cliente) e' gia' collegato a un benestare

Dopo aver impostato i filtri, il sistema cerca i movimenti validi: movimenti nel periodo, non ancora collegati a un benestare, e il cui cliente e' un'altra azienda del gruppo. I movimenti trovati vengono raggruppati per codice prestazione e prezzo unitario.

Griglia risultati

Ogni riga corrisponde a un benestare da generare:

Colonna Descrizione
Azienda Azienda che riceve il benestare e dovra' fatturare
Cliente Cliente che emette il benestare (azienda del gruppo)
N. movimenti Movimenti che saranno collegati
N. dettagli Dettagli che saranno creati
Imponibile Importo totale calcolato
Id benestare / Id ufficiale Valorizzati dopo la generazione

Premere F3 per generare i benestare.

Tasti funzione dalla griglia:

Tasto Funzione
F8 Dettaglio movimenti selezionati (prima della generazione)
F3 Gestione del benestare generato (dopo la generazione)

Stampa benestare

La stampa di un benestare avviene tramite un modello Word personalizzabile. La funzione non e' accessibile direttamente da menu, ma si attiva dai contesti che la prevedono (ad esempio dalla consultazione con F9, o dalla creazione automatica).

Il modello di stampa puo' contenere i seguenti campi:

Dati cliente (emittente del benestare): codice, ragione sociale, indirizzo, recapiti, P.IVA, codice fiscale.

Dati azienda (ricevente del benestare): codice, ragione sociale, indirizzo, recapiti, P.IVA, codice fiscale.

Dati di testata: Id benestare, Id ufficiale, data, riferimento documento cliente.

Totali: totale imponibile, totale IVA, totale generale.

Tabella dettaglio: codice merce (vari formati), descrizione, unita' di misura, quantita', prezzo netto, importo riga, codice IVA, tipo riga.

Tabella riepilogo IVA: codice IVA, aliquota, descrizione, imponibile, imposta, totale.


Effetti sui programmi collegati

La gestione benestare ha impatto su altre funzioni del sistema:

Funzione Vincolo
Causali Bolle Il parametro "Benestare" sulla causale determina il tipo di gestione (Nessuno / Da aggregare / Da autorizzare)
Inserimento/gestione chiamata La cancellazione di una chiamata non e' possibile se collegata a un benestare
Inserimento/gestione intervento La cancellazione di un intervento non e' possibile se collegata a un benestare
Chiusura intervento Cancellazione o riapertura non possibile se collegata a un benestare
DDT / Inserimento entrate In inserimento vengono predisposti i dati per il benestare di aggregazione (se previsto dalla causale). Cancellazione o modifica non possibile se collegata a un benestare