Archiviazione documentale¶

A cosa serve¶

L'archiviazione documentale permette di catalogare, archiviare e consultare documenti collegati agli oggetti del gestionale (fatture, dossier CRM, attivita' CRM, matricole assistenza, ordini laboratorio) oppure indipendenti. Si usa ogni volta che serve conservare un file -- PDF, immagine, documento Word, XML fattura -- associandolo a un elemento gestionale per ritrovarlo rapidamente.

Il modulo supporta due modalita' di archiviazione:

Locale -- i documenti risiedono su sezioni del server aziendale.
Remota (cloud) -- i documenti vengono trasferiti nel cloud AWS, liberando spazio sul server locale.

Concetti principali¶

Classe documento -- categoria di primo livello che raggruppa i documenti per natura (es. fatture clienti, dossier CRM, matricole assistenza). Alcune classi sono predefinite dal sistema.
Sottoclasse documento -- suddivisione all'interno della classe per una catalogazione piu' granulare. A una sottoclasse si puo' associare un modello Word e/o un tipo attivita' CRM.
Protocollo -- identificativo univoco assegnato a ogni documento archiviato.
Sezione -- locazione fisica su disco dove sono conservati i documenti locali.

Flusso generale¶

Definizione classi e sottoclassi -- l'amministratore crea le classi di documento necessarie e le relative sottoclassi
Archiviazione -- i documenti vengono inseriti manualmente o archiviati in automatico (es. fatture)
Consultazione -- ricerca e visualizzazione dei documenti archiviati
Migrazione remota (opzionale) -- trasferimento dei documenti dal server locale al cloud

Classi documento (ARC005)¶

Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Tabelle > Classi documento

Qui si definiscono le classi di documento archiviabili. All'ingresso il sistema crea automaticamente le classi predefinite (fatture clienti, dossier CRM, attivita' CRM, matricole assistenza, ordini laboratorio).

Colonne della griglia¶

Colonna	Descrizione
Codice classe	Codice identificativo della classe (obbligatorio)
Descrizione classe	Descrizione estesa (obbligatorio)
Archiviazione remota prevista	Indica se la classe supporta il cloud (sola lettura)
Archiviazione remota	Flag di attivazione dell'archiviazione cloud per la classe
Situazione migrazione	Stato sintetico della migrazione documenti
Documenti totali / locali / remoti / da migrare	Conteggi calcolati dalla funzione di verifica (F7)

Tasti funzione¶

Tasto	Azione
F3	Salva le modifiche
F5	Apre la gestione sottoclassi della classe selezionata
F6	Avvia l'esportazione dei documenti verso il cloud
F7	Verifica la situazione di migrazione: conta i documenti per classe
F8	Verifica documenti remoti presenti in locale e cancella le copie locali di documenti gia' migrati

Sottoclassi documento (ARC006)¶

Si accede premendo F5 dalla gestione classi (ARC005). Per ciascuna classe, le sottoclassi permettono una catalogazione piu' dettagliata.

Campi principali¶

Campo	Descrizione
Codice sottoclasse	Codice identificativo (obbligatorio)
Descrizione	Descrizione estesa (obbligatorio)
Locazione modello	Dove si trova il modello Word: nessuno, client o server
Modello	Percorso del modello Word (se previsto)
Tipo attivita' CRM	Se indicato, il documento diventa un'attivita' CRM

Modello documento¶

Se alla sottoclasse e' associato un modello Word, quando si inserisce un nuovo documento il sistema apre automaticamente il modello in Word per la compilazione. Dopo il salvataggio, il documento compilato viene archiviato.

Collegamento CRM¶

Se e' indicato un tipo attivita' CRM, il documento non viene archiviato come indipendente ma come attivita' CRM, eventualmente collegata a un dossier.

Gestione manuale documenti (ARC011)¶

Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Gestione manuale documenti

Permette di inserire, modificare e cancellare manualmente i documenti archiviati.

Campi della maschera¶

Campo	Descrizione	Note
Protocollo	Identificativo univoco del documento	In modifica: digitare il protocollo oppure premere F9 per cercarlo
Data documento	Data del documento	Il sistema propone la data del giorno
Tipo anagrafico	N = nessuno, C = cliente, F = fornitore, P = prospect
Codice anagrafico	Cliente o fornitore collegato	Attivo solo se tipo = C o F
Codice nominativo	Prospect collegato	Attivo solo se tipo = P
Attribuito a (dossier)	Dossier CRM di riferimento	Obbligatorio se tipo = P; F9 per consultare i dossier
Classe documento	Classe di catalogazione	Obbligatorio; F8 per aprire le classi
Sottoclasse documento	Sottoclasse di catalogazione	Obbligatorio; F8 per aprire le sottoclassi
Note	Descrizione libera	Facoltativo
Documento da allegare	Percorso del file	F1 = nuovo da modello, F6 = modifica, F7 = allega file esistente

Come inserire un documento¶

Compilare i campi della maschera: tipo anagrafico, codice, classe, sottoclasse, data, note.
Nel campo "Documento da allegare" scegliere la modalita':
- F1 -- crea un nuovo documento a partire dal modello associato alla sottoclasse (il sistema apre Word).
- F7 -- allega un file gia' esistente selezionandolo dal disco.
Premere F3 per salvare.

Se la sottoclasse prevede un tipo attivita' e si indica un dossier, il sistema crea automaticamente un'attivita' CRM collegata.

Come modificare un documento¶

Richiamare il documento digitando il protocollo oppure premendo F9 per cercarlo.
Modificare i campi desiderati (data, tipo/codice anagrafico, note).
Per modificare il file allegato, premere F6.
Premere F3 per salvare.

Come cancellare un documento¶

Richiamare il documento come per la modifica.
Premere F4 per eliminarlo.

Consultazione documenti (ARC013)¶

Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Consultazione documenti

Funzione di ricerca e visualizzazione dei documenti archiviati. Puo' essere richiamata anche dalla gestione manuale (ARC011) tramite F9 per selezionare un documento da modificare.

Archiviazione remota (cloud)¶

L'archiviazione remota trasferisce i documenti dal server locale al cloud AWS. Si attiva per singola classe documento ed e' irreversibile: una volta attivato il cloud su una classe, non si puo' tornare indietro.

Come attivare l'archiviazione remota su una classe¶

Aprire la gestione classi (ARC005).
Sulla riga della classe desiderata, cliccare sulla colonna Archiviazione remota per attivare il flag. Attenzione: l'operazione e' irreversibile.
Da questo momento, tutti i nuovi documenti di quella classe vengono archiviati direttamente nel cloud.

Come migrare i documenti esistenti¶

In ARC005, posizionarsi sulla classe da migrare.
Premere F7 (Verifica) per contare i documenti totali, locali, remoti e da migrare.
Premere F6 (Trasferisci) per avviare la migrazione. E' possibile indicare un numero parziale di documenti per procedere a blocchi.
La migrazione rimuove i documenti dalle sezioni locali dopo il trasferimento.

Raccomandazioni¶

Iniziare con pochi documenti per valutare i tempi di trasferimento.
L'operazione puo' essere molto lenta: usare la migrazione parziale per procedere a blocchi.
Effettuare l'attivazione sotto controllo del personale di assistenza.

Archiviazione fatture clienti¶

Le fatture vengono archiviate automaticamente dal sistema. Il comportamento dipende dal tipo di fattura.

Tipi di fattura¶

Tipo fattura	Formato archiviato	Origine
Elettronica	XML (con eventuale copia di cortesia)	Creazione fattura, invio a SDI
Standard (pre-elettronica o estera)	PDF	Contabilizzazione

Fatture elettroniche¶

Alla creazione della fattura il sistema genera il file XML.
Dopo l'invio a SDI, l'XML viene spostato nella cartella condivisa.
L'archiviazione avviene dopo l'invio a SDI.

Fatture standard¶

Alla contabilizzazione, il sistema genera il PDF nella cartella di transito.
Il PDF e' pronto per l'archiviazione.

Esportazione automatica¶

In entrambi i casi, un processo automatico schedulato (SWN013 sotto AGLANCIO) provvede a:

Esportare la fattura verso il database esterno.
Archiviare il documento allegato.

Il processo elabora un numero limitato di fatture per esecuzione per non appesantire il sistema. Lo stesso processo puo' essere innescato immediatamente dai programmi di fatturazione per rendere subito disponibili le nuove fatture.

Consultazione fatture archiviate¶

Fattura standard -- il sistema visualizza direttamente il PDF archiviato.
Fattura elettronica -- il sistema estrae l'XML e produce un report di cortesia tramite il modello di stampa configurato.

Pubblicazione e import modelli¶

Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Pubblicazione e import modelli

In contesti con server remoto (SaaS), i modelli di stampa risiedono su cartelle non accessibili direttamente. Questa funzione permette di scaricare un modello in locale, modificarlo e reinviarlo al server.

Come modificare un modello¶

Download: nel campo "Ambiente remoto" digitare il nome del modello (es. cogfa1-ue-ita.docx) e premere Invio. Il sistema propone un nome locale coerente. Premere Locale <- Remoto per scaricare il file.
Modifica: aprire il file locale con Word, apportare le modifiche, salvare e chiudere.
Upload: premere Locale -> Remoto e confermare la sovrascrittura. Il modello modificato viene reinviato al server.

Programmi coinvolti¶

Programma	Funzione
ARC005	Gestione classi documento
ARC006	Gestione sottoclassi documento
ARC011	Gestione manuale documenti
ARC013	Consultazione documenti
ARC030	Archiviazione remota fatture XML
COGP41	Gestione modelli di stampa