Fatturazione elettronica¶
A cosa serve¶
La fatturazione elettronica gestisce l'intero ciclo di vita delle fatture in formato XML verso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Serve al personale amministrativo per inviare le fatture attive ai clienti, ricevere le fatture passive dai fornitori, controllare lo stato di ogni documento e gestire eventuali scarti o anomalie. L'intermediario utilizzato e' Indicom (portale FatturaFacile) e le comunicazioni automatiche avvengono tramite il client YouDox.
Il sistema copre:
- Ciclo attivo -- fatture emesse verso clienti italiani (B2B/B2C) e pubblica amministrazione (PA)
- Ciclo passivo -- fatture ricevute dai fornitori
- Soggetti esteri -- invio facoltativo che dispensa dalla comunicazione esterometro
Prerequisiti: anagrafica clienti¶
Prima di inviare fatture elettroniche occorre compilare i campi dedicati nell'anagrafica di ciascun cliente.
Cliente pubblica amministrazione (PA)¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Ente pubblico | Flag che identifica il cliente come pubblica amministrazione |
| Codice Ufficio P.A. | Codice univoco dell'ufficio per la destinazione SDI |
| Codice riferimento amministrazione | Identificativo interno della PA |
Cliente italiano con o senza partita IVA (B2B / B2C)¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Indirizzo PEC | In alternativa al codice destinatario |
| Codice destinatario | In alternativa alla PEC; se compilati entrambi, prevale il codice destinatario |
| Privato consumatore | Se attivo, PEC e codice destinatario non sono obbligatori |
| Minimi/forfettari | Se attivo, il cliente viene trattato come privato consumatore |
Ciclo attivo: fatture emesse¶
Come funziona il flusso¶
- Contabilizzazione fattura -- quando si contabilizza una fattura (creazione della prima nota contabile e IVA), il sistema genera automaticamente il file XML e lo deposita in una cartella configurata. La fattura compare nel cruscotto con stato "N: Non inviata".
- Invio all'intermediario -- dal cruscotto fatture attive si selezionano le fatture da spedire e si inviano a Indicom.
- Trasmissione a SDI -- Indicom verifica la fattura, la firma digitalmente e la inoltra al Sistema di Interscambio.
- Consegna al destinatario -- SDI recapita la fattura al cliente e restituisce le notifiche di esito.
- Conservazione sostitutiva -- a flusso completato, Indicom manda in conservazione la fattura. E' sempre consultabile dal portale FatturaFacile.
Data competenza IVA¶
Sia nella fatturazione a singolo cliente sia nella fatturazione periodica e' presente il campo Data Competenza IVA, distinto dalla data fattura. Indica il periodo di competenza dell'IVA a debito, che puo' differire dalla data di emissione ai sensi del DPR 633/72 (fattura differita).
Cruscotto fatture attive¶
All'ingresso nel cruscotto il programma propone la ricezione delle notifiche pendenti: rispondendo SI (scelta consigliata) vengono scaricate e caricate tutte le notifiche relative a fatture inviate in precedenza, aggiornando lo stato di ciascuna.
Filtri disponibili:
| Filtro | Descrizione |
|---|---|
| Documenti da estrarre | Filtra per stato della fattura elettronica (non inviato, spedito, consegnato, scartato, ecc.) |
| Data inizio / Data fine | Periodo di riferimento; il programma propone gli ultimi 30 giorni |
Comandi della griglia:
| Tasto | Azione |
|---|---|
| INVIO | Seleziona una singola fattura |
| F2 | Seleziona tutte le fatture visualizzate nella griglia |
| F9 | Invia all'intermediario le fatture selezionate |
| F8 | Consulta tutte le notifiche ricevute per la singola fattura |
| F1 | Cambia manualmente lo stato e rigenera l'XML (da usare solo se necessario) |
Invio fatture: passo per passo¶
- Aprire il cruscotto fatture attive (menu Vendite > Fatturazione > Cruscotto fatture attive).
- Alla richiesta di ricezione notifiche, rispondere SI.
- Nei filtri, selezionare lo stato N: Non inviate e il periodo desiderato.
- Nella griglia, premere F2 per selezionare tutte le fatture oppure INVIO per selezionarne una sola.
- Premere F9 per inviarle all'intermediario.
- Nel giro di circa 30 minuti il client YouDox trasmettera' le fatture a Indicom, che le firmera' digitalmente e le inoltrera' a SDI.
Invio fatture a soggetti esteri¶
Dal cruscotto attivo e' possibile inviare all'Agenzia delle Entrate anche le fatture emesse verso soggetti non residenti. L'operazione e' facoltativa ma dispensa dalla comunicazione esterometro.
- Nei filtri del cruscotto, selezionare l'apposita voce per i documenti esteri.
- Impostare il periodo di riferimento.
- Procedere all'invio come per le fatture normali (F2 + F9).
Stati della fattura attiva¶
Ogni fattura attraversa una serie di stati che ne tracciano la progressione nel processo di invio. Lo stato e' visibile nella griglia del cruscotto e viene aggiornato automaticamente alla ricezione delle notifiche.
| Stato | Codice | B2B/B2C | PA | Significato |
|---|---|---|---|---|
| Non inviato | N | Si' | Si' | L'XML e' stato generato ma non ancora spedito. La fattura e' ancora cancellabile sul gestionale |
| Spedito all'intermediario | S | Si' | Si' | Inviato tramite YouDox. Il documento e' bloccato sul gestionale |
| Spedito a SDI | R | Si' | Si' | Indicom ha verificato e inoltrato a SDI. In attesa di risposta |
| Ricevuta di consegna | I | Si' | Si' | SDI conferma che il destinatario ha ricevuto la fattura |
| Impossibilita' di recapito | M | Si' | Si' | SDI non riesce a recapitare la fattura (PEC piena o altro). Occorre avvisare il cliente |
| Notifica di scarto | O | Si' | Si' | SDI ha rilevato errori formali nell'XML. La fattura risulta non emessa |
| Avvenuta trasmissione | A | No | Si' | Solo PA: impossibilita' di recapito dopo 10 giorni |
| Decorrenza termini | D | No | Si' | Solo PA: la PA non ha comunicato esito entro 15 giorni |
| Notifica esito | E | No | Si' | Solo PA: accettazione (EC01) o rifiuto (EC02) da parte della PA |
| Non inviare a SDI | Z | Si' | Si' | Esclusione manuale dall'invio |
Come interpretare gli stati¶
- Tutto regolare: la fattura raggiunge lo stato I: Ricevuta di consegna. Per fatture PA, attendere anche la notifica esito.
- Attenzione: se la fattura rimane nello stato S: Spedito all'intermediario per piu' di un giorno, verificare sul portale FatturaFacile il motivo per cui Indicom non l'ha inoltrata a SDI.
- Intervento necessario: gli stati M: Impossibilita' di recapito e O: Notifica di scarto richiedono azioni correttive (vedi sezioni successive).
Notifiche SDI e azioni correttive¶
Tramite il tasto F8 sulla singola fattura si possono consultare tutte le notifiche ricevute. Questa tabella riassume il significato di ciascuna notifica e l'azione da intraprendere.
| Notifica | Prodotta da | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|---|
| RC | SDI | Ricevuta di consegna: la fattura e' stata consegnata al destinatario | Per clienti privati: nessuna azione. Per PA: attendere la notifica esito |
| NS | SDI | Notifica di scarto: la fattura non ha superato i controlli formali | Correggere l'errore e ritrasmettere (vedi sotto) |
| MC (PA) | SDI | Mancata consegna temporanea verso PA | Attendere: entro 10 giorni arrivera' una ricevuta di consegna (RC) oppure un'avvenuta trasmissione (AT) |
| MC (Privati) | SDI | Mancata consegna verso cliente privato | Avvisare il cliente: dovra' scaricare la fattura dal portale dell'Agenzia delle Entrate |
| AT | SDI | Avvenuta trasmissione con impossibilita' di recapito (dopo 10 giorni) | Inviare la fattura al cliente tramite altri canali, allegando il file XML della notifica AT |
| DT | SDI | Decorrenza termini: la PA non ha comunicato esito entro 15 giorni | Contattare la PA per conoscere lo stato della fattura e del pagamento |
| NE OK | PA | Notifica esito -- accettazione (EC01) | Nessuna azione: la PA ha accettato la fattura |
| NE KO | PA | Notifica esito -- rifiuto (EC02) | Emettere una nota di credito a storno e produrre una nuova fattura |
| SENT | Intermediario | Spedito a SDI | In attesa di risposta da SDI |
Reinvio di una fattura scartata¶
Se si riceve una notifica di scarto (NS) oppure la fattura rimane troppo a lungo nello stato "Spedito all'intermediario", procedere come segue:
- Verificare il motivo dello scarto sul portale FatturaFacile di Indicom, raggiungibile tramite YouDox.
- Risolvere il problema (ad esempio correggere dati anagrafici del cliente).
- Aprire il cruscotto fatture attive e filtrare la fattura interessata selezionando lo stato opportuno.
- Selezionare la fattura con INVIO.
- Premere F1 per richiamare la finestra di cambio stato manuale.
- Premere F4 per impostare lo stato su Non inviata.
- Premere F9 per rigenerare l'XML.
- Nella griglia, selezionare nuovamente la fattura e premere F9 per reinviarla all'intermediario.
Ciclo passivo: fatture ricevute¶
Come funziona il flusso¶
- Ricezione automatica -- il client YouDox scarica periodicamente le nuove fatture passive dall'intermediario e le deposita nel sistema.
- Visualizzazione nel cruscotto -- le fatture compaiono nel cruscotto fatture passive con stato "V: Ricevuta da intermediario".
- Contabilizzazione -- l'operatore contabilizza la fattura e la collega al documento registrato.
- Conservazione -- la fattura viene inviata in conservazione sostitutiva.
Cruscotto fatture passive¶
All'ingresso nel cruscotto il programma propone la ricerca di nuove fatture arrivate all'intermediario. Rispondendo SI vengono scaricate e caricate tutte le nuove fatture.
Comandi della griglia:
| Tasto | Azione |
|---|---|
| INVIO | Seleziona una singola fattura |
| F6 | Avvia una nuova ricerca di fatture arrivate all'intermediario |
| F9 | Visualizza la fattura in formato PDF semplificato e apre gli eventuali allegati (in formato ZIP) |
| F8 | Consulta le notifiche sulla singola fattura |
Le fatture XML vengono convertite in un formato PDF leggibile con layout uniforme per tutti i fornitori. Se il fornitore ha allegato documenti (ad esempio la fattura tradizionale in PDF), questi sono disponibili in formato compresso (ZIP).
Stati della fattura passiva¶
| Stato | Codice | Significato |
|---|---|---|
| Ricevuta da intermediario | V | Fattura scaricata, da contabilizzare |
| Contabilizzata | C | Collegata a documento registrato |
| In conservazione | K | Inviata in conservazione sostitutiva |
| Messa in conservazione | Z | Conservazione completata |
Contabilizzazione: passo per passo¶
- Aprire il cruscotto fatture passive (menu Vendite > Fatturazione > Cruscotto fatture passive, oppure Contabilita' > Fatture Fornitori > Cruscotto fatture passive).
- Alla richiesta di ricerca nuove fatture, rispondere SI.
- Filtrare per stato V: Ricevute da intermediario.
- Per visualizzare il contenuto della fattura, selezionarla e premere F9: si apre il PDF semplificato e gli eventuali allegati.
- Contabilizzare la fattura con il programma di registrazione fatture fornitori (richiamabile dal cruscotto).
- Nella griglia del cruscotto, compilare la colonna Doc.Area Collegato indicando il protocollo registrato nel formato
anno/tipo doc./numero(esempio:2025/FF/123). - La fattura passa dallo stato "V" (ricevuta) a "C" (contabilizzata).
Da qualsiasi programma di visualizzazione partite (ad esempio Estratto Conto) e' possibile premere F4 per visualizzare l'allegato della fattura elettronica.
Client YouDox¶
YouDox e' il software che automatizza le comunicazioni tra il gestionale e l'intermediario Indicom. Deve essere sempre attivo su un PC dedicato.
Processi gestiti¶
| Processo | Direzione | Descrizione |
|---|---|---|
| Invio fatture attive | Gestionale -> Intermediario | Trasmette i file XML generati dal gestionale |
| Ricezione notifiche attive | Intermediario -> Gestionale | Scarica le notifiche SDI e aggiorna gli stati delle fatture |
| Ricezione fatture passive | Intermediario -> Gestionale | Scarica le nuove fatture passive XML e gli eventuali allegati |
Avvio e uso¶
Il client si avvia tramite l'icona presente sul desktop del PC dedicato. Una volta avviato, le operazioni vengono eseguite in automatico con cadenza configurata (di solito ogni 30 minuti).
Per forzare manualmente un processo:
- Cliccare sull'icona di YouDox nell'area di notifica (system tray) in basso a destra.
- Si apre il pannello con le sezioni disponibili.
- Entrare nella sezione desiderata e premere il pulsante di avvio per far partire il processo.
Posizione a menu¶
| Menu | Voce |
|---|---|
| Vendite > Fatturazione | Cruscotto fatture attive |
| Vendite > Fatturazione | Cruscotto fatture passive |
| Contabilita' > Fatture Fornitori | Cruscotto fatture passive |
Domande frequenti¶
La fattura e' stata inviata ma e' ancora in stato "S: Spedito all'intermediario" da piu' di un giorno. Cosa faccio? Accedere al portale FatturaFacile di Indicom tramite YouDox e verificare il motivo per cui la fattura non e' stata inoltrata a SDI. Potrebbe trattarsi di un errore formale rilevato dall'intermediario.
Ho ricevuto una notifica di scarto (O). La fattura e' stata emessa? No. La fattura con notifica di scarto risulta non emessa. Occorre correggere l'errore, rigenerare l'XML e reinviare (vedi la procedura nella sezione "Reinvio di una fattura scartata").
Il cliente non ha ricevuto la fattura (stato M: Impossibilita' di recapito). Cosa faccio? La fattura e' comunque considerata emessa. Occorre avvisare il cliente, che potra' scaricarla dal portale dell'Agenzia delle Entrate nella propria area riservata.
Posso cancellare una fattura gia' inviata all'intermediario? No. Una volta che la fattura passa allo stato "S: Spedito all'intermediario", il documento e' bloccato sul gestionale. Per correzioni occorre emettere un documento di storno (nota di credito) e produrre una nuova fattura.
E' possibile inviare automaticamente le fatture senza passare dal cruscotto? Si', esiste una configurazione che attiva l'invio automatico all'intermediario al momento della contabilizzazione. Questa opzione blocca immediatamente la possibilita' di cancellare la fattura; in caso di errore occorre emettere un documento di storno. Si consiglia di utilizzare l'invio manuale dal cruscotto, almeno inizialmente.
Il client YouDox non e' attivo. Cosa succede? Le fatture non vengono trasmesse e le notifiche non vengono ricevute. YouDox deve essere sempre attivo su un PC dedicato. Se risulta chiuso, avviarlo dall'icona presente sul desktop.