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Guida operativa -- Gestione Inventario

A cosa serve

L'inventario di magazzino serve a verificare che le quantita' registrate nel gestionale corrispondano a quanto effettivamente presente in magazzino. Si usa tipicamente a fine anno (inventario annuale) ma anche durante l'anno per correzioni puntuali. Il risultato finale e' un insieme di movimenti di prima nota che allineano la giacenza contabile a quella fisica rilevata.

L'inventario coinvolge magazzinieri (conteggio fisico), operatori (inserimento dati) e responsabili (verifica differenze e autorizzazione adeguamento).

Panoramica del processo

L'inventario fisico consiste nel confrontare le quantita' effettivamente presenti in magazzino con le giacenze contabili calcolate dal gestionale, e nel generare i movimenti necessari per allinearle.

Il processo si articola in quattro fasi:

   1. PREPARAZIONE         2. RILEVAZIONE         3. RICONCILIAZIONE       4. CHIUSURA
   +----------------+     +----------------+     +------------------+     +----------------+
   | Ricreazione    |     | Conteggio      |     | Prima nota di    |     | Stampe         |
   | archivio       | --> | fisico e       | --> | adeguamento      | --> | ufficiali      |
   | inventario     |     | inserimento    |     | giacenza         |     | e archiviazione|
   +----------------+     +----------------+     +------------------+     +----------------+
   COGV33 (Ricreo=SI)     COGV33 (griglia)       COGV33 (F5/F3)          COGP36, COGP50,
                          IMPINVEN (da Excel)                             COGP51, COGP21

Programmi coinvolti

Programma Menu Funzione
COGV33 Magazzino > Inventario > Inserimento/Gestione Programma principale: ricreazione archivio, inserimento quantita', generazione prima nota
COGMA0 Magazzino > Inventario > Inventario per lotto Inventario con dettaglio per lotto merce
COGW61 Magazzino > Inventario > Inventario mag. secondari Inventario per magazzini secondari
COGG4E Magazzino > Inventario > Inventario commesse Inventario per commessa
IMPINVEN Sistema > Utility > Imp/exp di massa > Magazzino > Inventario Import/export massivo quantita' da Excel
COGV100 Magazzino > Inventario > Creazione inventario da terminalino Acquisizione dati da dispositivi mobili
COGP36 Magazzino > Inventario > Stampe > Allegato Inventario Stampa ufficiale allegato inventario (valorizzato)
COGP50 Magazzino > Inventario > Stampe > Confronto con Giacenza Stampa confronto quantita' inventariate vs giacenza
COGP51 Magazzino > Inventario > Stampe > Modulo x Inventario Stampa moduli vuoti per la rilevazione manuale
COGP21 Magazzino > Inventario > Stampe > Allegato da Consolidato Allegato basato sul consolidato magazzino
COGK82 Magazzino > Inventario > Stampe > Merci Obsolete Elenco merci senza movimenti (per analisi)

Quale programma usare

Scenario Programma Note
Inventario annuale standard COGV33 Caso piu' comune
Inventario infra-annuale (correzioni periodiche) COGV33 Usare modalita' "Da giacenza"
Inventario con dettaglio per lotto COGMA0 Per merci gestite a lotto
Inventario magazzini secondari (depositi, conto deposito) COGW61 Non gestisce lotti ne' serial number
Inventario per commessa COGG4E Non gestisce lotti ne' serial number
Caricamento massivo da foglio Excel IMPINVEN Per grandi volumi; attenzione: campo vuoto = zero
Rilevazione con dispositivi mobili COGV100 + COGV33 COGV100 prepara i dati, COGV33 li importa con modalita' "T"
Inventario con magazzino automatico (Modula) COGV33 (F7) Importa da Modula tramite interfaccia COGF25
Inventario con locazioni/tablet COGV33 Con configurazione gestione-tablet = S e modalita' "T"

Inventario annuale -- procedura passo-passo

Questa e' la procedura tipo per l'inventario di fine anno. Si puo' adattare per inventari infra-annuali cambiando solo la modalita' dei dati precedenti.

Fase 1 -- Preparazione

Obiettivo: creare l'archivio inventario con le giacenze contabili alla data scelta.

  1. Accedere a Magazzino > Inventario > Inserimento/Gestione (COGV33)
  2. Impostare i campi di testata:
Campo Valore Motivazione
Magazzino Il codice del magazzino (es. "A") Un magazzino alla volta
Ricreo archivio SI Ricalcola le giacenze storiche
Dati precedenti A (Azzerati) per inventario da zero, oppure G (Da giacenza) per partire dalle giacenze calcolate Vedi quale modalita' scegliere
Data elaborazione Data dell'inventario (es. 31/12/2025) Le giacenze saranno calcolate a questa data
Ordinamento C (Codice) o D (Descrizione) A scelta dell'operatore
Solo differenze N Per la fase di inserimento serve vedere tutti gli articoli
  1. Premere F3 per confermare
  2. Alla richiesta di conferma ricreazione, premere SI
  3. Attendere il completamento dell'elaborazione (puo' richiedere tempo su magazzini grandi)

Tasti disponibili in testata:

Tasto Funzione
F8 Aiuto selezione magazzino
F1 Accesso alla configurazione del programma

Attenzione

Se i dati precedenti sono diversi da "I" (Invariati), le quantita' inventario gia' inserite verranno sovrascritte. Accertarsi di voler procedere prima di confermare.

Opzionale -- Stampa moduli per la rilevazione manuale: Prima di iniziare il conteggio fisico, stampare i moduli vuoti con COGP51 (Magazzino > Inventario > Stampe > Modulo x Inventario). I fogli stampati permettono agli operatori di annotare le quantita' rilevate durante il conteggio fisico.

Effetto delle combinazioni Ricreo / Dati precedenti

Per capire concretamente l'effetto dei parametri, consideriamo un articolo che ha attualmente nell'archivio inventario quantita' 8 e giacenza 7, e la cui giacenza calcolata alla nuova data risulta 15:

Ricreo archivio Dati precedenti Quantita' risultante Giacenza risultante
NO I (Invariati) 8 7
NO G (Da giacenza) 15 15
NO A (Azzerati) 0 15
SI I (Invariati) 8 15
SI G (Da giacenza) 15 15
SI A (Azzerati) 0 15

Con "Ricreo archivio = SI" la giacenza viene sempre ricalcolata (da 7 diventa 15). La quantita' inventario cambia solo in base a "Dati precedenti": con "I" resta quella inserita prima, con "G" viene copiata dalla giacenza, con "A" viene azzerata.

Suggerimento

Per entrare direttamente in manutenzione senza eseguire nessun ricalcolo (ad esempio per modificare quantita' gia' inserite), non spuntare la casella "Ricreo archivio" e impostare "I" alla richiesta "Dati precedenti".

Fase 2 -- Rilevazione e inserimento quantita'

Obiettivo: inserire le quantita' fisiche rilevate.

Il sistema presenta una griglia con tutti gli articoli del magazzino. Per ciascuno sono visibili:

Colonna Modificabile Descrizione
Merce no Codice e descrizione dell'articolo (in base alla configurazione)
U.m. no Unita' di misura
Qta inventario si' Quantita' da compilare con il valore rilevato fisicamente
Qta giacenza no Giacenza contabile calcolata dall'ultima ricreazione archivio
P.M.A. solo se configurato Prezzo medio acquisto alla data digitata

Salvataggio automatico

Le modifiche vengono salvate automaticamente cella per cella, non serve confermare l'operazione.

Inserimento manuale:

  1. Scorrere la griglia e digitare le quantita' rilevate nella colonna Qta inventario
  2. Per cercare un articolo specifico, premere F6 e digitare il codice (anche parziale: la funzione si posizionera' sul codice piu' vicino)

Inserimento da Excel (alternativa per grandi volumi):

  1. Esportare l'inventario corrente con IMPINVEN in modalita' esportazione
  2. Compilare la colonna INV-QTA nel file Excel
  3. Re-importare il file con IMPINVEN in modalita' importazione

Campo vuoto = zero

In IMPINVEN, un campo vuoto nel file Excel corrisponde all'azzeramento della quantita', non al mantenimento del valore precedente.

Inserimento da lettore barcode o magazzino automatico:

  • Lettore barcode: se configurato in azienda, al rientro in griglia il programma propone di acquisire i dati dal lettore
  • Magazzino automatico/Modula: premere F7 per importare le quantita' dal sistema automatizzato
  • Tablet/locazioni: usare la modalita' "T" (Terminalino) con gestione locazioni attiva

Modifica del P.M.A.:

Il campo P.M.A. in griglia e' modificabile solo se abilitato dalla configurazione. Permette di correggere il prezzo medio acquisto prima dell'adeguamento, ad esempio nel caso di un carico iniziale merci dove il prezzo non e' ancora stato registrato. Il prezzo impostato viene memorizzato alla data digitata.

Attenzione

Abilitare la modifica del P.M.A. solo dopo aver consultato il referente Eurosystem2000.

Interruzione e ripresa:

L'inventario puo' essere interrotto e ripreso in qualsiasi momento:

  1. Premere Esc per uscire dalla griglia, poi di nuovo Esc per chiudere il programma
  2. Per riprendere, rientrare in COGV33 e impostare:
    • Ricreo archivio: NO
    • Dati precedenti: I (Invariati)
    • La data non e' significativa in questo caso
  3. I dati precedentemente inseriti saranno conservati

Fase 3 -- Verifica e riconciliazione

Obiettivo: verificare le differenze e generare la prima nota di adeguamento.

Verifica delle differenze:

  1. Rientrare in COGV33 con Ricreo = NO, Dati precedenti = I
  2. Impostare Solo differenze = S: la griglia mostrera' solo gli articoli dove le quantita' non coincidono
  3. Verificare le differenze significative; se necessario, correggere le quantita'

Opzionale -- Stampa confronto: Prima di generare la prima nota, stampare il confronto con giacenza con COGP50 (Magazzino > Inventario > Stampe > Confronto con Giacenza) per avere un documento di verifica.

Generazione della prima nota di adeguamento:

  1. Nella griglia, premere F5 (adeguamento per tutte le merci) oppure F3 (per la singola riga, se gestione locazioni attiva)
  2. Confermare l'operazione
  3. Scegliere il criterio di valorizzazione:
Criterio Quando usarlo
U -- Ultimo costo Caso standard: valorizza al prezzo dell'ultimo acquisto
M -- Prezzo medio Se si preferisce il PMA come criterio di valorizzazione
L -- Listino Per valorizzare a un listino specifico (viene richiesto il numero)
  1. Il sistema genera automaticamente i documenti di prima nota (uno ogni 200 movimenti) con causale "ADEGUAMENTO GIACENZA DA INVENTARIO"
  2. Viene mostrato il riepilogo con i numeri dei documenti creati

Come funziona l'adeguamento:

  • Per ogni articolo dove la quantita' inventario e' maggiore della giacenza calcolata, viene generato un movimento di entrata pari alla differenza
  • Per ogni articolo dove la quantita' inventario e' minore della giacenza calcolata, viene generato un movimento di uscita pari alla differenza
  • Articoli dove le due quantita' coincidono non generano movimenti

La causale del movimento e' quella indicata in Configurazione Azienda alla voce "Causale x PN Generica".

Importante

La generazione della prima nota aggiorna la giacenza in tempo reale del magazzino. Questa operazione non e' reversibile automaticamente.

Esempio pratico:

Supponiamo un magazzino con tre articoli, dopo la ricreazione con modalita' "Da giacenza":

Merce Giacenza T.R. Qta inventario Giacenza calcolata
AA/AA/1 5 5 5
AA/AA/2 0 0 0
AA/AA/3 -1 -1 -1

Dopo il conteggio fisico, l'operatore modifica le quantita':

Merce Giacenza T.R. Qta inventario Giacenza calcolata
AA/AA/1 5 5 5
AA/AA/2 0 2 0
AA/AA/3 -1 3 -1

Nel frattempo sono avvenuti movimenti che hanno modificato la giacenza T.R.:

Merce Giacenza T.R. Qta inventario Giacenza calcolata
AA/AA/1 10 5 5
AA/AA/2 1 2 0
AA/AA/3 -1 3 -1

Premendo F5, il sistema genera la prima nota con i movimenti di adeguamento (differenza tra Qta inventario e Giacenza calcolata):

Merce Movimento generato Giacenza T.R. risultante
AA/AA/1 Nessuno (5 = 5) 10
AA/AA/2 Entrata +2 (2 - 0) 3
AA/AA/3 Entrata +4 (3 - (-1)) 3

Da notare: i movimenti generati durante l'inventario (che hanno portato la Giacenza T.R. di AA/AA/1 da 5 a 10) non vengono toccati. L'adeguamento opera sempre sulla differenza tra quantita' inventario e giacenza calcolata al momento della ricreazione.

Fase 4 -- Stampe e chiusura

Stampe ufficiali:

Stampa Programma Contenuto
Allegato inventario COGP36 Stampa valorizzata dell'inventario, con totali per reparto e magazzino. Puo' essere esportata in Excel
Confronto con giacenza COGP50 Elenco articoli con differenza tra inventario e giacenza
Modulo inventario COGP51 Moduli compilati con le quantita' (per archiviazione)
Allegato da consolidato COGP21 Allegato basato sui dati del consolidato
Merci obsolete COGK82 Elenco merci senza movimenti, utile per valutare svalutazioni

Archiviazione storica: Il parametro di configurazione path-storico-inventario (configurazione azienda) permette di definire un percorso dove vengono archiviati gli inventari storici.

Quale modalita' "Dati precedenti" scegliere

Scenario Modalita' Motivazione
Inventario iniziale (primo avvio, magazzino vuoto) A (Azzerati) Si parte da zero, inserendo solo gli articoli fisicamente presenti
Inventario annuale completo A (Azzerati) oppure G (Da giacenza) "A" se si conta tutto da zero; "G" se si parte dalla giacenza e si correggono solo le differenze
Correzione parziale (inventario infra-annuale) G (Da giacenza) Si riparte dalla giacenza contabile e si correggono solo gli scostamenti
Ripresa di un inventario interrotto I (Invariati) Conserva le quantita' gia' inserite nella sessione precedente
Rilevazione con terminalino/tablet T (Terminalino) Carica automaticamente i conteggi dal dispositivo o dalle locazioni
Stampa allegato senza modifiche G (Da giacenza), senza toccare i dati Solo per ottenere una fotografia della giacenza da stampare come allegato

Inventario per lotto (COGMA0)

Per le aziende che gestiscono i lotti merce, COGMA0 permette un inventario con granularita' per lotto.

Quando usare COGMA0 al posto di COGV33:

  • Quando si ha bisogno di inventariare a livello di singolo lotto
  • Quando la gestione lotti e' attiva
  • Quando servono date di inventario multiple

Parametri di testata:

Campo Default Descrizione
Magazzino Magazzino principale Codice magazzino (F8 per selezione)
Data elaborazione Data odierna Data per calcolo quantita' e memorizzazione inventario
Ricreo archivio Non spuntato Se spuntato, ricalcola inventario alla data richiesta
Dati precedenti I/A/G Come per COGV33 (abilitato se "Ricreo archivio" e' spuntato)
Valorizzazione merci standard U Criterio per merci non a lotto: U=ultimo acquisto, M=medio acquisto
Solo lotti aperti Spuntato Se attivo, considera solo lotti attualmente aperti nel ricalcolo. Non togliere la spunta se non strettamente necessario
Merce da filtrare Vuoto Se indicata, calcola inventario solo per quella merce
Ricalcolo giacenza Spuntato Abilitato solo con merce da filtrare; ricalcola giacenze lotti della merce

Caratteristiche principali:

  • La griglia mostra ogni lotto separatamente con la relativa quantita'
  • E' possibile gestire piu' date di inventario contemporaneamente
  • Le merci senza gestione lotto vengono gestite normalmente
  • E' possibile inserire righe nuove, ad esempio per inventariare un lotto non ancora registrato in magazzino

Compensazione merci non omogenee:

In caso di articoli dove la giacenza totale non corrisponde alla somma delle giacenze dei singoli lotti, il programma genera un documento di compensazione aggiuntivo senza lotto per allineare i due dati. Ad esempio, se la giacenza contabile e' 15 ma la somma dei lotti aperti e' 33, il programma compensa la differenza (18) con un movimento senza lotto.

Limitazioni: al momento non gestisce articoli con serial number.

Inventario magazzini secondari (COGW61)

Per i magazzini secondari (depositi esterni, conto deposito), COGW61 offre una gestione dedicata:

  • Struttura simile a COGV33 ma specifica per magazzini secondari
  • Supporta l'importazione dati tramite la funzione standard I-INVENTARIO-MS (configurabile attraverso la gestione modelli di import/export)
  • Limitazioni: non gestisce lotti ne' serial number

Inventario commesse (COGG4E)

Per le aziende che lavorano per commessa, COGG4E permette la valorizzazione inventariale per commessa:

  • Gestione e valorizzazione dell'inventario suddiviso per commessa
  • Limitazioni: non gestisce lotti ne' serial number

Import/Export massivo da Excel (IMPINVEN)

Per caricare o estrarre grandi volumi di dati inventariali, usare IMPINVEN.

Importazione:

  1. Preparare un file Excel (.xlsx) con almeno le colonne:
    • INV-CM (o INV-CMA, o INV-MER-GRU + INV-MER-SOT + INV-MER-COD) -- codice merce
    • INV-MAG -- codice magazzino
    • INV-QTA -- quantita' inventario
  2. Accedere a IMPINVEN, selezionare "Importazione"
  3. Usare prima l'elaborazione di prova per verificare la correttezza dei dati
  4. Eseguire l'importazione definitiva

Esportazione: genera un file Excel con le colonne del modello, per tutti gli articoli del magazzino.

Per dettagli completi: Importazione inventario

Tasti funzione in COGV33

Riepilogo dei tasti disponibili sulla griglia di dettaglio:

Tasto Funzione
F3 Adeguamento giacenza per la singola riga (se gestione locazioni attiva)
F5 Adeguamento giacenza per tutti gli articoli
F6 Salta a un codice merce specifico (anche parziale)
F7 Importa quantita' da magazzino automatico (Modula)
Shift+F6 Visualizza le locazioni dell'articolo (se gestione tablet attiva)
Shift+F7 Mostra movimenti dall'ultimo inventario per l'articolo (se gestione tablet attiva)
Esc Esce dalla griglia

Casi particolari

Articoli a serial number

Gli articoli gestiti a serial number (matricola individuale) hanno un trattamento speciale in COGV33:

  • Con modalita' "Azzerati", la quantita' inventario viene proposta uguale alla giacenza anziche' azzerata, perche' la giacenza di questi articoli e' determinata dalla presenza fisica delle singole matricole
  • Al termine viene mostrato un messaggio riepilogativo

Magazzino di conto lavoro

L'inventario del magazzino di conto lavoro con modalita' "Da giacenza" esegue un'elaborazione particolare:

  • Analizza tutti i lotti di produzione aperti (fino a 3 anni indietro)
  • Per ogni lotto aperto, verifica i documenti collegati e ricalcola le quantita' impegnate
  • Genera un log dettagliato in formato Excel con l'analisi lotto per lotto

Gestione lotti nella prima nota

Se la movimentazione lotti e' attiva, la generazione della prima nota movimenta automaticamente i lotti:

  • Uscite: scala dai lotti piu' vecchi (criterio FIFO), chiudendo quelli esauriti
  • Entrate: carica sul lotto piu' recente con data produzione compatibile
  • Se non viene trovato un lotto idoneo, viene mostrato un avviso per la merce in questione

Inventario con Modula

Per le aziende con magazzino automatico Modula:

  1. In COGV33, dopo aver ricreato l'archivio, premere F7 per importare le quantita' da Modula
  2. Il programma legge i dati dall'interfaccia dedicata
  3. Le quantita' possono essere sommate o sostituite a quelle gia' presenti

Prima nota di adeguamento e Modula

Le prime note di adeguamento inventario non vanno inviate a Modula, anche se la causale normalmente prevede l'invio.

Inventario con locazioni/tablet

Se la gestione tablet e' attiva:

  • La modalita' T (Terminalino) innesca il conteggio automatico delle quantita' dalle locazioni
  • Shift+F6 visualizza le locazioni dell'articolo selezionato
  • Shift+F7 mostra i movimenti dall'ultimo inventario per l'articolo, utile per capire le differenze
  • F3 in griglia genera la prima nota per la singola riga (adeguamento puntuale)

Configurazioni

Configurazioni del programma COGV33

Gruppo RNEWCONF: progcogv33

Configurazione Default Descrizione
euta-c042-acc-pma N Modifica P.M.A. in griglia inventario. Da usare solo in casi eccezionali
escludi-merci-cancellate N Nasconde merci cancellate dalla griglia
movimentazione-lotti N Movimentazione automatica lotti nella prima nota
colonna-griglia-modificabile 0 Colore di evidenziazione per le colonne editabili
gestione-tablet N Abilita funzioni locazioni e tablet

Configurazioni aziendali rilevanti

Configurazione Dove Descrizione
az-cau-pno Configurazione azienda Causale per prima nota generica (obbligatoria per l'adeguamento)
az-to-pno Configurazione azienda Tipologia documento prima nota (obbligatoria per l'adeguamento)
causale-pnote-infrannuali-inventario Gruppo areacap Causale specifica per prime note infra-annuali di inventario
causale-adeguamento-inventario Gruppo causali Causale adeguamento inventario (per distinguere da movimenti normali, es. Modula)
operatore-valorizza-inventario Gruppo areacap Operatore autorizzato alla valorizzazione dell'inventario
path-storico-inventario Gruppo areacap Percorso per archiviazione storica inventari
prog-cogv33-euta-c042-cau-aper Gruppo magazzino Causale apertura inventario
prog-cogv33-euta-c042-cau-chiu Gruppo magazzino Causale chiusura inventario

Vedi anche