Segnalazioni¶
A cosa serve¶
Il sistema di segnalazioni tiene sotto controllo le situazioni critiche dell'attivita' quotidiana: ritardi nelle consegne, articoli in sottoscorta, commesse non fatturate, scadenze CRM e molto altro. Anziche' dover controllare manualmente ogni area del gestionale, il sistema verifica in automatico le condizioni configurate e avvisa gli operatori interessati tramite notifica interna, e-mail o SMS. Serve a responsabili, commerciali, magazzinieri e amministrativi per intervenire tempestivamente senza rischiare di dimenticare scadenze o soglie.
Per l'invio di documenti e segnalazioni ai clienti tramite Areagate si veda la pagina dedicata Messaggistica.
Tipologie di segnalazione¶
Le segnalazioni si dividono in due categorie:
-
Avvisi -- generati automaticamente da procedure schedulate a intervalli regolari. Controllano una condizione e, se verificata, inviano la notifica. Possono ripetersi finche' la condizione persiste.
-
Notifiche -- generate in risposta a un'operazione specifica compiuta da un operatore (es. inserimento ordine, cancellazione ddt, modifica commessa di produzione).
Avvisi disponibili¶
| Codice | Cosa controlla | Area |
|---|---|---|
| A | Ritardo su avviso da fornitore rispetto alla data consegna | Magazzino |
| B | Ritardo su arrivo da fornitore rispetto alla data limite | Magazzino |
| C | Ritardo su conferma ordine da parte di un fornitore | Magazzino |
| D | Ritardo su restituzione materiale in prova | Magazzino |
| E | Conti visione scaduti | Magazzino |
| F | Ritardo su scarico componenti dopo notifica dell'UT | Magazzino |
| G | Ritardo su riordino merce su commessa dopo notifica dell'UT | Produzione |
| H | Sostituzione in garanzia scaduti | Magazzino |
| I | Ritardo su esecuzione step di workflow | CRM |
| J | Articolo in sottoscorta | Magazzino |
| K | Prodotto con listino a 0 | Vendite |
| L | Segnalazioni/avvisi CRM | CRM |
| M | Mancata evasione per componenti mancanti | Vendite |
| N | Commesse non fatturate | Commesse |
Notifiche disponibili¶
| Codice | Cosa segnala | Area |
|---|---|---|
| A | Richiesta di riordino su commessa di produzione | Produzione |
| B | Richiesta di prelevamento materiale su commessa di produzione | Produzione |
| C | Modifica su commessa di produzione: notifica al magazzino | Produzione |
| D | Modifica su commessa di produzione: notifica all'ufficio acquisti | Produzione |
| E | Avanzamento diverso da commessa di produzione: notifica all'UT | Produzione |
| F | Inserimento/variazione ordini di vendita: notifica a logistica | Vendite |
| G | Cancellazione ddt: notifica ad amministrazione | Vendite |
Stato attuale
Non tutte le tipologie sono attive. Quelle attualmente operative sono la N (commesse non fatturate) e le segnalazioni CRM (tipo L). Le altre sono oggetto di revisione.
Definizione segnalazioni¶
Dove si trova: Sistema > Configurazione > Segnalazioni
Questa funzione presenta una griglia con tutte le tipologie di avviso disponibili (dalla A alla N). Per ciascuna riga e' possibile accedere alla configurazione specifica.
Come si usa¶
- Aprire la funzione da menu: Sistema > Configurazione > Segnalazioni
- Selezionare la riga corrispondente all'avviso da configurare
- Premere Invio o F2 per accedere alla configurazione della tipologia scelta
- Per la tipologia "L" (Segnalazioni su CRM), il sistema apre la funzione Definizione tipi avviso CRM
Avvisi CRM -- Configurazione¶
La configurazione degli avvisi CRM si articola in due passaggi: prima si definiscono i tipi di avviso, poi si configura ciascuno nel dettaglio.
Passo 1 -- Definizione tipi avviso¶
Dove si trova: CRM > Archivi > Allarmi (oppure da Definizione segnalazioni, tipologia L)
Questa funzione gestisce l'elenco dei tipi di avviso per una determinata tipologia di nominativo CRM.
Testata: campo tipologia nominativo. Se la funzione e' stata richiamata dalla Definizione segnalazioni, la tipologia e' gia' precompilata e non modificabile.
Griglia: mostra i tipi avviso gia' definiti.
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Progr. | Numero progressivo (non modificabile) |
| Descrizione | Testo descrittivo dell'avviso (obbligatorio) |
| Note | Eventuali note (non modificabile dalla griglia) |
Tasti funzione¶
| Tasto | Azione |
|---|---|
| F3 | Commuta tra modalita' Selezione e Aggiornamento |
| F6 (Gestione) | Salva le modifiche e apre la configurazione completa dell'avviso selezionato |
| F8 | Richiama la ricerca tipologie nominativo (sul campo tipologia) |
Operazioni possibili¶
- Inserire un nuovo tipo avviso: in modalita' Aggiornamento (F3), posizionarsi su una riga vuota e digitare la descrizione
- Modificare la descrizione: in modalita' Aggiornamento, modificare il testo direttamente nella griglia
- Cancellare un tipo avviso: in modalita' Aggiornamento, svuotare la riga e confermare la cancellazione quando richiesto
- Configurare nel dettaglio: selezionare l'avviso e premere F6 per aprire la configurazione completa
Passo 2 -- Configurazione avviso¶
Questa funzione, richiamata dal passo precedente, permette di configurare nel dettaglio il comportamento di un tipo avviso CRM. La maschera e' organizzata in 4 pagine.
Pagina 1 -- Dati generali¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Avviso attivo | Se non spuntato, l'avviso non viene schedulato e non generera' segnalazioni |
| Descrizione dettagliata | Note aggiuntive, non obbligatorio |
| Informazione da controllare | L'informazione CRM che il sistema deve verificare (solo tipo Data o Numero). Premere F8 per cercare. Obbligatorio |
| Confrontare con | L'informazione con cui effettuare il confronto. Obbligatorio se l'informazione da controllare non e' di tipo Data |
| Soglia | Scostamento tollerato: un valore positivo indica posticipo, negativo anticipo. Per le date si esprime in giorni |
| Informazione da aggiornare | Se valorizzata, il sistema aggiorna questa informazione dopo aver emesso l'avviso |
| Tipo aggiornamento | Come aggiornare: "A" = con il dato controllato, "B" = con la data di sistema, "C" = incrementare di un valore |
| Incremento | Valore dell'incremento, attivo solo se tipo aggiornamento = "C" |
Quando scatta l'avviso
L'avviso viene generato quando il valore dell'informazione controllata, sommato alla soglia, risulta maggiore o uguale al valore di confronto. Ad esempio, se la soglia e' -7 e l'informazione e' una data, l'avviso scatta 7 giorni prima della data di confronto.
Pagina 2 -- Filtri su nominativi¶
Permette di restringere l'avviso solo ad alcuni nominativi, in base a condizioni sulle loro informazioni CRM.
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Progr. | Numero progressivo (assegnato automaticamente) |
| Specie | "F" = Fissa (dato fisso), "I" = Variabile (dato dinamico) |
| Informazione | Codice dell'informazione CRM su cui filtrare |
| Deve essere | Operatore di confronto (uguale, diverso, maggiore, minore, ecc.) |
| Valore | Il valore da confrontare |
Se non si inseriscono filtri, l'avviso si applica a tutti i nominativi della tipologia.
Pagina 3 -- Destinatari¶
Definisce chi riceve l'avviso e come.
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Progr. | Numero progressivo (assegnato automaticamente) |
| Tipo destinatario | "G" = Gruppo di operatori, "O" = Singolo operatore, "P" = Proprietario della scheda CRM |
| Gruppo | Codice del gruppo (attivo se tipo = "G"). Premere F8 per cercare |
| Operatore | Codice dell'operatore (attivo se tipo = "O"). Premere F8 per cercare |
| Tipo notifica | Come recapitare: E-mail, SMS oppure Notifica interna |
Campi aggiuntivi (visibili se almeno un destinatario ha tipo "P"):
- Proprietario: l'informazione CRM che identifica il proprietario della scheda
- Posizione contatto: la posizione nell'anagrafica contatti da cui ricavare l'indirizzo e-mail o il numero di telefono del proprietario. Obbligatorio se il proprietario e' attivo
Notifica al proprietario della scheda
Se si sceglie tipo destinatario "P" (Proprietario), l'avviso viene inviato non a un operatore interno ma al nominativo CRM stesso (o al suo proprietario), tramite e-mail o SMS. In questo caso la notifica interna non e' disponibile.
Pagina 4 -- Dati avviso¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Oggetto messaggio | Testo dell'oggetto (obbligatorio se il tipo notifica e' E-mail o Notifica interna) |
| Testo messaggio | Corpo del messaggio (sempre obbligatorio) |
Tag dinamici nel messaggio¶
Il testo del messaggio puo' contenere tag che vengono sostituiti automaticamente con i dati del nominativo al momento dell'invio. Il formato e':
<INFO-xnnnn>
dove x indica la specie ("F" per fissa, "I" per variabile) e nnnn e' il codice dell'informazione CRM (4 cifre).
Esempio: il testo
Il contratto n. <INFO-F0002> scadra' in data <INFO-I0151>
diventa, al momento dell'invio:
Il contratto n. 153 scadra' in data 31/10/2013
Le date vengono mostrate in formato gg/mm/aaaa, i valori numerici nel loro formato editato.
Salvataggio¶
Premere F3 (Aggiorna) per salvare la configurazione. I dati di tutte e 4 le pagine vengono registrati contemporaneamente.
Avviso J -- Articolo in sottoscorta¶
Genera un avviso quando un articolo scende sotto la scorta minima o non copre il fabbisogno previsto.
Quando scatta¶
L'avviso viene generato in due casi:
Caso 1 -- Giacenza sotto scorta minima
Il sistema confronta la giacenza disponibile (inclusa la quantita' ordinata al fornitore entro un certo numero di giorni) con la scorta minima definita sull'articolo.
| Scorta minima | Giacenza | Avviso generato? |
|---|---|---|
| 0 | 0 o positiva | No |
| 0 | Negativa | Si' |
| 10 | 10 o superiore | No |
| 10 | 9 o inferiore | Si' |
Se la scorta minima e' 0, l'avviso scatta solo in caso di giacenza negativa.
Caso 2 -- Giacenza insufficiente rispetto al fabbisogno
Se il primo controllo non genera avviso, il sistema verifica che la giacenza copra il fabbisogno giornaliero per un numero configurabile di giorni. Se la giacenza e' inferiore a (fabbisogno giornaliero x giorni di copertura), scatta l'avviso.
Questo secondo controllo puo' essere disattivato impostando il parametro giorni di copertura a 0 o 9999.
Avviso N -- Commesse non fatturate¶
Evidenzia le commesse a preventivo per cui e' stata emessa almeno una fattura ma l'importo fatturato non copre l'intero preventivo. Se dall'ultima fattura e' trascorso un numero di giorni superiore alla soglia configurata, viene generato l'avviso.
La soglia si configura nel campo "GG soglia 1" della definizione segnalazione (tipologia N).
Canali di notifica¶
Quando un avviso scatta, il sistema recapita il messaggio ai destinatari configurati. Le modalita' disponibili sono:
| Canale | Descrizione |
|---|---|
| Notifica interna | Il messaggio compare nelle segnalazioni del gestionale. Se esiste gia' una segnalazione non evasa per lo stesso nominativo e tipo avviso, non ne viene generata una nuova |
| Viene inviata un'e-mail automatica all'indirizzo configurato sull'operatore o sul contatto | |
| SMS | Viene inviato un SMS al primo numero di cellulare disponibile |
Le notifiche interne sono consultabili all'apertura dell'applicazione, dalla scheda CRM del nominativo oppure dalla funzione di consultazione segnalazioni.
Anti-duplicazione notifiche interne¶
Per evitare di sommerge gli operatori con notifiche ripetute, il sistema verifica se esiste gia' una segnalazione non evasa per la stessa combinazione di nominativo e tipo avviso. Se esiste, non ne genera una nuova. L'avviso verra' nuovamente generato solo dopo che l'operatore avra' evaso la segnalazione precedente.
Restrizioni sulla visibilita'¶
Per operatore (gruppo aziende)¶
Nell'ambito dei gruppi di aziende, e' possibile limitare la visibilita' dei dati per operatore: ciascun operatore vedra' solo i documenti delle aziende a cui e' abilitato.
Per default, ogni operatore vede tutte le aziende. Se viene definita almeno una abilitazione specifica, l'operatore vede solo le aziende indicate.
Attenzione
Quando si aggiunge una nuova azienda al gruppo, questa risulta visibile a tutti gli operatori "jolly" (quelli senza restrizioni), ma non a quelli con abilitazioni specifiche. Per questi ultimi occorre aggiungere manualmente la nuova azienda.
Le funzioni interessate da questa restrizione sono: Consultazione Chiamate, Consultazione Interventi, Consultazione Produzione (sintetica e analitica).
Per agente (CRM)¶
Gli operatori associati a un codice agente o a una zona vedono solo i nominativi CRM di loro competenza.
- Operatore con zona: vede i clienti della propria zona (o senza zona assegnata) e tutti i nominativi non-cliente
- Operatore agente: vede i clienti collegati al proprio codice agente o ad agenti dipendenti; non vede i clienti senza agente (direzionali)
- Operatore agente con zona: entrambi i filtri si applicano contemporaneamente
- Superuser CRM: nessuna restrizione, vede tutti i nominativi
| Operatore | Tipo nominativo | Vede il nominativo? |
|---|---|---|
| Senza zona e senza agente | Tutti | Si' (nessuna restrizione) |
| Con zona | Cliente della propria zona o senza zona | Si' |
| Con zona | Cliente di zona diversa | No |
| Agente | Cliente del proprio agente o agente dipendente | Si' |
| Agente | Cliente senza agente (direzionale) | No |
| Agente | Cliente di altro agente | No |
| Agente con zona | Cliente del proprio agente e della propria zona | Si' |
| Agente con zona | Cliente del proprio agente ma zona diversa | No |
| Qualsiasi | Non-cliente | Si' |