Convenzioni e gestione effetti¶

A cosa serve¶

Le convenzioni sono accordi commerciali tra l'azienda e i clienti per la gestione del credito. Ogni tipo di convenzione definisce come e quando il cliente paga i documenti di vendita: il sistema genera degli "effetti" (crediti) collegati alle fatture, li raggruppa in distinte bancarie e ne traccia pagamenti, respingimenti e fido residuo. Si usa per controllare l'esposizione creditizia dei clienti convenzionati, presentare distinte alla banca e registrare gli incassi.

Tipi di convenzione¶

Il sistema prevede cinque tipologie:

Tipo	Nome	Come funziona il pagamento
E	Eurocap	Il cliente paga in due rate semestrali. Il fido si cumula su tutti gli effetti non ancora pagati per l'intero periodo
P	Pomodoro facile	Rata unica al 1 gennaio: comprende tutti gli effetti dall'1/1 al 31/12 dell'anno precedente
L	Latte facile	Scadenze variabili secondo regole specifiche
Q	Conto Flex revolving	Ogni effetto e' pagabile 1 anno dopo l'emissione. Prevede la possibilita' di addebito diretto RID (SEPA)
Y	Conto Flex fisso	Tutti gli effetti del periodo si pagano in un'unica soluzione alla scadenza della convenzione

Il tipo di convenzione e' determinato dalla condizione di pagamento presente in anagrafica cliente.

Cliente padre e cliente figlio¶

Ogni cliente convenzionato ha un "cliente padre", cioe' il soggetto che effettivamente paga l'effetto. Il cliente padre viene letto dall'anagrafica del cliente intestatario al momento della creazione dell'effetto. Il fido concesso e' impostato sul cliente padre (pagina Consorzi, riquadro Dati convenzione).

Flusso generale¶

Ciclo di vita degli effetti, dalla creazione alla chiusura:

Creazione effetto -- il sistema genera automaticamente un effetto quando viene emesso un documento di vendita verso un cliente convenzionato
Consultazione effetti da presentare -- l'operatore filtra gli effetti per tipo convenzione, data scadenza e cliente, verificando il fido residuo
Creazione distinte -- gli effetti selezionati vengono raggruppati in distinte bancarie e presentati alla banca
Gestione effetti presentati -- dopo la presentazione si possono respingere effetti, registrare pagamenti anticipati e chiudere partite
Stampe riepilogative -- lettere ai clienti e riepiloghi per banca in formato Word

Esempio: azienda con convenzione Eurocap¶

Fase	Cosa succede	Chi lo fa
Vendita	Si emettono fatture verso clienti del consorzio Eurocap. Per ogni fattura il sistema genera un effetto con importo e scadenza	Fatturazione
Verifica fido	L'operatore apre la gestione effetti, seleziona tipo "Eurocap" e controlla il fido residuo di ogni cliente padre. Un cliente con fido 50.000 e effetti gia' in essere per 35.000 ha un residuo di 15.000	Amministrazione
Presentazione	Si selezionano gli effetti da presentare, si indica la data distinta e si lancia la creazione. Il sistema raggruppa gli effetti per banca e genera le distinte	Amministrazione
Incasso	La banca paga la distinta. L'operatore segna gli effetti come pagati dalla banca	Amministrazione
Respingimento	Un effetto torna impagato. L'operatore lo respinge: la partita collegata si riapre e il fido viene ricalcolato	Amministrazione
Stampe	Si stampano le lettere riepilogative ai clienti e il riepilogo per banca con i totali per ABI/CAB	Amministrazione

Gestione effetti (programma principale)¶

Questo e' il programma centrale, raggiungibile da Vendite > Convenzioni > Gestione effetti.

Selezione iniziale¶

All'apertura si impostano i filtri di ricerca:

Campo	Descrizione
Tipo convenzione	E, P, L, Q o Y
Ordinamento	Criterio di ordinamento degli effetti nella griglia
Presentati / Non presentati	Sceglie se visualizzare gli effetti gia' presentati in distinta oppure quelli ancora da presentare
Data scadenza	Filtra gli effetti per data
Data fido	Data di riferimento per il calcolo del fido residuo
Competenza / Scadenza	Indica se il filtro data si riferisce alla data competenza o alla data scadenza
Cliente padre / figlio	Filtro opzionale per visualizzare solo gli effetti di un cliente specifico

La griglia effetti¶

La griglia presenta una riga per effetto con queste informazioni principali:

Colonna	Descrizione
Codice / Nome	Cliente intestatario dell'effetto
N. Fattura	Riferimento al documento di vendita
Scadenza	Data scadenza del documento
Data comp.	Data competenza dell'effetto
Importo	Importo originale del documento
Imp. effetto	Importo dell'effetto da presentare
Fido cliente	Fido concesso al cliente padre
Fido residuo	Fido disponibile dopo aver scalato gli effetti precedenti
Banca / ABI / CAB	Banca assuntrice
Cl. padre	Cliente padre della convenzione
Fatt. padre	Documento padre dell'effetto
N. distinta / Prog.	Riferimenti distinta (visibili solo per effetti gia' presentati)
Tipo movimento	Fattura o polizza
Cancellato	Flag di cancellazione logica
Esito	Respinto / Non pagato / vuoto
Part. chiusa	Stato della partita collegata
Pagato banca	Indica se la banca ha pagato (con data)
Pagamento anticipato	Importo anticipi versati (solo Conto Flex)

Operazioni su effetti da presentare¶

Cancellazione di un effetto¶

Dalla griglia degli effetti da presentare, selezionare l'effetto e procedere con la cancellazione. L'effetto viene cancellato logicamente (non eliminato fisicamente) e non verra' piu' considerato nelle distinte e nel calcolo fido.

Creazione distinte¶

La presentazione raggruppa gli effetti in distinte bancarie:

Dalla griglia degli effetti da presentare, scegliere la funzione di creazione distinte
Indicare la data distinta
Il sistema elabora gli effetti selezionati, creando una nuova distinta quando necessario
Eventuali note accredito "affogate" vengono accorpate agli effetti fattura corrispondenti
Al termine, le distinte vengono stampate e, se previsto, viene generato il file XML per la banca

Data competenza per Conto Flex revolving (Q)¶

Durante la presentazione, il sistema ricalcola la data competenza degli effetti Conto Flex revolving secondo queste regole:

Situazione	Data competenza calcolata
Banca con RID (addebito diretto)	Fine mese rispetto alla data odierna
Banca senza RID, effetto gia' pagato	Data del pagamento banca
Banca senza RID, effetto non pagato	Data odierna

Operazioni su effetti presentati¶

Respingimento di un effetto¶

Per respingere un effetto gia' presentato:

Dalla griglia degli effetti presentati, selezionare l'effetto da respingere
L'effetto deve essere un documento padre (non una nota accredito collegata)
L'esito deve essere vuoto (non gia' respinto o pagato)
Per Conto Flex: l'effetto non deve essere pagato dalla banca ne' avere pagamenti anticipati

Dopo il respingimento l'esito diventa "Respinto" oppure "Non pagato" (in base al tipo convenzione). Se la partita collegata era chiusa, viene riaperta automaticamente.

Pagamento anticipato (solo Conto Flex)¶

Per le convenzioni Conto Flex revolving (Q) e Conto Flex fisso (Y) e' possibile registrare pagamenti anticipati sugli effetti presentati:

Indicare il totale del pagamento anticipato in testata
Per ciascun effetto interessato, inserire l'importo nella colonna "Anticipo attuale"
Verificare che la somma degli anticipi corrisponda al totale indicato e che ogni singolo anticipo (sommato ai precedenti) non superi l'importo dell'effetto
Salvare tramite il menu File > Aggiorna pagamenti

Il sistema registra un movimento di pagamento per ciascun effetto con importo indicato. Per consultare lo storico dei pagamenti anticipati su un singolo effetto, si apre il dettaglio dalla griglia: viene mostrato l'elenco con data e importo di ogni pagamento.

Chiusura partite¶

Dalla griglia degli effetti presentati e' possibile chiudere le partite aperte collegate agli effetti.

Il fido: come funziona¶

Il fido e' il meccanismo centrale delle convenzioni. Rappresenta il limite massimo di credito concesso al cliente padre. Si imposta dall'anagrafica del cliente padre (pagina Consorzi, riquadro Dati convenzione).

Come si calcola il fido residuo¶

Il fido residuo si ottiene partendo dal fido concesso e sottraendo gli effetti in essere. Tre date governano il periodo di calcolo:

Data	Significato
Data inizio fido	Solo gli effetti con data competenza successiva vengono considerati
Data scarico fido	Gli effetti tra inizio e scarico dovrebbero essere gia' stati pagati
Data fine fido	Tutti gli effetti tra inizio e fine compongono il fido utilizzato

Quali effetti scalano il fido¶

Tipo di effetto	Viene conteggiato nel fido?
Effetto manuale	Si', sempre
Effetto automatico non presentato	No
Effetto cancellato	No
Effetto respinto o non pagato	No
Effetto con pagamento anticipato	Si', ma al netto dell'importo gia' pagato (solo se nel periodo)
Effetto di tipo convenzione diversa	No

Fido Eurocap: due periodi semestrali¶

Per la convenzione Eurocap il fido si suddivide in due periodi semestrali:

Periodo 1 -- scala solo la colonna "Fido residuo"
Periodo 2 -- scala sia il "Fido residuo" sia il "Fido attuale"

Creazione effetti di recupero¶

Raggiungibile da Vendite > Convenzioni > Creazione effetti di recupero.

Questo programma analizza i clienti con una determinata convenzione e cerca le partite aperte che non hanno ancora un effetto collegato:

Selezionare il tipo convenzione
Il sistema scorre i clienti figli con la condizione di pagamento corrispondente
Per ogni partita aperta senza effetto, verifica che il cliente padre abbia fido sufficiente
Se c'e' capienza, e' possibile creare l'effetto

Se non si indica un cliente specifico, il programma elabora tutti i clienti della convenzione selezionata.

Stampe e documenti Word¶

Dalla situazione clienti del programma principale sono disponibili le seguenti stampe in formato Word:

Tasto	Tipo stampa	Contenuto
F5	Lettera singola al cliente	Riepilogo effetti con indirizzo di spedizione (se previsto)
F9	Riepilogo per cliente	Dettaglio effetti e movimenti per singolo cliente. Il modello varia in base al tipo convenzione (Flex revolving, Flex fisso, altri)
F7	Riepilogo per banca	Elenco movimenti raggruppati per banca assuntrice (ABI) e filiale (CAB), con totali parziali e generale

Informazioni contenute nelle stampe cliente¶

Le lettere e i riepiloghi per cliente riportano:

Data di sistema e data scadenza elaborazione
Descrizione e periodo della convenzione
Fido concesso
Indirizzo di corrispondenza e dati anagrafici del cliente
Tabella fatture da pagare con scadenze
Tabella riepilogo (per Conto Flex revolving: riepilogo movimenti specifico)

Informazioni contenute nel riepilogo per banca¶

Il riepilogo per banca riporta:

Tipo convenzione e periodo movimenti
Banca assuntrice (codice e descrizione ABI/CAB)
Banca d'appoggio (codice e descrizione ABI/CAB)
Righe movimenti con cliente, conto corrente, importo e scadenza
Totale effetti per filiale (CAB) e totale distinta per banca (ABI)

Programmi coinvolti¶

Programma	Funzione	Dove si trova
NUT230	Gestione effetti convenzioni (programma principale)	Vendite > Convenzioni > Gestione effetti
NUT231	Verifica partite chiuse e allineamento	Chiamato da NUT230
NUT232	Creazione effetti di recupero	Vendite > Convenzioni > Creazione effetti di recupero
NUT234	Dettaglio pagamenti anticipati su effetto	Chiamato da NUT230