Preventivi di vendita¶
A cosa serve¶
Il preventivo di vendita e' il documento con cui l'azienda formula un'offerta economica al cliente. Serve a commerciali, responsabili di progetto e amministrativi per preparare offerte con prezzi, sconti e condizioni di pagamento, stamparle su modello personalizzabile, e -- quando il cliente accetta -- trasformarle in ordine e commessa. Si usa ogni volta che occorre proporre un prezzo al cliente prima di procedere con la fornitura o l'esecuzione dei lavori.
Flusso generale¶
Ciclo di vita di un preventivo, dalla stesura alla trasformazione in ordine:
- Inserimento preventivo -- compilazione della testata (cliente, listino, sconti, condizioni pagamento) e del dettaglio (righe merce, descrizioni, raggruppamenti)
- Conferma -- salvataggio del preventivo con F3; eventuale creazione automatica di una scheda CRM collegata
- Stampa -- ristampa del preventivo su carta o su modello Word, con scelta delle descrizioni aggiuntive da includere
- Eventuale completamento su foglio di calcolo -- esportazione dei dati su Excel per calcolare costi aggiuntivi personalizzati, poi reimportazione nel preventivo
- Trasformazione in ordine -- creazione dell'ordine cliente a partire dal preventivo confermato, con eventuale apertura automatica della commessa
Esempio: offerta per impianto di climatizzazione¶
| Fase | Cosa succede | Chi lo fa |
|---|---|---|
| Inserimento | Il commerciale prepara un'offerta da 15.000 euro suddivisa in 3 raggruppamenti: materiali (8.000), installazione (5.000), collaudo (2.000) | Commerciale |
| Stampa | L'offerta viene stampata su modello Word con intestazione, dettaglio per raggruppamento e totali | Commerciale |
| Accettazione | Il cliente accetta l'offerta | -- |
| Ordine e commessa | Il preventivo viene trasformato in ordine; il sistema crea la commessa collegata | Amministrazione |
Programmi coinvolti¶
| Programma | Funzione |
|---|---|
| Inserimento preventivi | Creazione di un nuovo preventivo |
| Gestione preventivi | Richiamo e modifica di un preventivo esistente |
| Ristampa preventivi | Stampa del preventivo su carta o modello Word |
| Analisi preventivo | Report di analisi sul preventivo |
| Tabella stati preventivo | Gestione degli stati in cui puo' trovarsi un preventivo |
| Tabella tipi preventivo | Gestione delle tipologie di preventivo |
| Creazione ordine da preventivo | Trasformazione del preventivo in ordine cliente |
Inserimento e gestione preventivi¶
Come si accede¶
Dal menu Vendite > Preventivi > Inserimento oppure Vendite > Preventivi > Gestione.
Struttura della maschera¶
La maschera e' divisa in sezioni:
- Testata -- anno, numero, data, riferimento, dati cliente, condizioni commerciali
- Dettaglio -- griglia delle righe merce e descrittive, con area note
- Riepilogo -- totali del preventivo
Operazioni principali¶
| Operazione | Come si fa |
|---|---|
| Inserire un nuovo preventivo | Indicare l'anno e premere F9 |
| Duplicare un preventivo esistente | In inserimento, premere S-F1 e indicare il numero da copiare |
| Richiamare un preventivo | Indicare anno e numero, oppure usare la ricerca |
| Confermare | Premere F3 |
| Stampare | Premere F9 dalla maschera di gestione |
La variazione non e' possibile se il preventivo e' gia' collegato a un ordine.
Testata¶
Campi di identificazione¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Anno | Anno del preventivo. Campo obbligatorio |
| Numero | Numero del preventivo. Obbligatorio in variazione, vuoto in inserimento |
| Riferimento | Campo in sola lettura; il contenuto dipende dalla configurazione aziendale |
| Data documento | Data del preventivo |
Identificazione del cliente¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nominativo | Permette di selezionare un nominativo CRM. Se collegato a un cliente in anagrafica, il campo Cliente viene proposto automaticamente. Se il cliente e' potenziale, il campo Cliente non e' significativo. Attivo solo con modulo CRM |
| Cliente | Cliente di fatturazione. In base al cliente selezionato vengono proposti listino e sconti dall'anagrafica. Se si indica 99999, il preventivo sara' intestato a un cliente non codificato: il sistema richiede ragione sociale e indirizzo |
| Cliente destinatario | Soggetto a cui e' rivolto il preventivo, se diverso dal principale. Deve essere presente in anagrafica |
| Nominativo destinatario | Nominativo CRM alternativo al cliente destinatario. Attivo solo con modulo CRM |
| Destinazione diversa | Identifica il cantiere o la sede di consegna. Se presente un cliente destinatario, la destinazione viene cercata su di esso; altrimenti sul cliente principale |
Commessa¶
In testata e' possibile collegare il preventivo a una commessa esistente, purche' coincidano cliente principale, cliente destinatario e destinazione diversa.
In genere il preventivo non viene collegato subito a una commessa: quando viene trasformato in ordine, il sistema puo' creare automaticamente una nuova commessa.
Altre informazioni di testata¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nominativo secondario | Visibile solo se attivato da configurazione. Permette di abbinare un nominativo CRM secondario (es. un veicolo). Le informazioni collegate possono essere stampate sull'offerta |
| Sconti cliente | Se spuntato, le condizioni particolari del cliente vengono considerate nella ricerca del listino. Non attivo su clienti potenziali ne' su preventivi collegati a una chiamata con contratto |
| Listino | Determina da quale listino prelevare i prezzi (vedi tabella sotto) |
| Sconti | Fino a 2 sconti o ricarichi (se negativi) da applicare al prezzo da listino |
| Divisa | Divisa del preventivo |
| Condizione pagamento | Proposta dall'anagrafica cliente; modificabile per il singolo preventivo |
| Codice pagamento | Proposto dall'anagrafica cliente; modificabile per il singolo preventivo |
| Costi aggiuntivi | Importo accessorio ripartito sulle righe senza figurare in chiaro (vedi sezione dedicata) |
| Note | Note libere di testata, usabili per ricerca e stampa |
| Agente | Proposto dall'operatore-agente (in inserimento) o dall'anagrafica cliente |
Valori del campo Listino¶
| Valore | Significato |
|---|---|
| Da 1 a 95 | Listino di vendita corrispondente |
| 96 | Prezzo lordo dal listino generale fornitore |
| 97 | Prezzo medio acquisto + ricarichi |
| 98 | Solo listino particolare del cliente |
| 99 | Prezzo ultimo acquisto + ricarichi |
Dettaglio¶
La griglia di dettaglio mostra le righe del preventivo. Accanto alla griglia e' presente un'area note per le parti descrittive.
Colonne della griglia¶
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Tipo riga | Merce o descrittiva. Una riga merce puo' avere descrizioni aggiuntive nell'area note |
| Merce | Codice articolo (obbligatorio per righe merce) |
| Quantita' | Quantita' della merce |
| Prezzo lordo | Prezzo da listino, in funzione del listino indicato in testata |
| Sconto 1 / Sconto 2 | Sconti prelevati dalla combinazione cliente/merce |
| Prezzo netto | Calcolato da prezzo lordo meno sconti |
| Importo riga | Prezzo netto per quantita' |
| PL finito | Prezzo lordo maggiorato della quota di costi aggiuntivi (sola lettura) |
| PN finito | Prezzo netto maggiorato della quota di costi aggiuntivi (sola lettura) |
| Importo finito | Importo riga maggiorato della quota di costi aggiuntivi (sola lettura) |
| Sub-totale | Importo del subtotale; visibile solo sull'ultima riga di un raggruppamento |
| Raggruppamento | Numero del raggruppamento (subtotale) a cui la riga e' assegnata |
| Voce | Nome del sotto-raggruppamento, per la gestione capitolati |
| Visibile? | Indica se la riga sara' visibile nella stampa (gestione capitolati) |
| Totale voce | Importo delle righe con la stessa voce all'interno di un sub-totale |
Riepilogo¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Totale preventivo | Imponibile totale al netto dei costi aggiuntivi (sola lettura) |
| Totale + costi agg. | Imponibile totale comprensivo dei costi aggiuntivi (sola lettura) |
Merci generiche (merce descrittiva)¶
Durante la compilazione del preventivo puo' capitare di dover inserire articoli non ancora codificati. In questo caso e' possibile usare una merce descrittiva: un codice generico configurato dall'amministratore, a cui aggiungere le descrizioni necessarie.
Se il preventivo viene confermato, la trasformazione in ordine sara' bloccata finche' tutte le righe con la merce descrittiva non saranno sostituite con codici articolo reali.
Gestione costi aggiuntivi¶
Il campo Costi aggiuntivi della testata permette di inserire un importo accessorio che viene ripartito proporzionalmente sulle righe del preventivo, in base all'importo originale di ciascuna riga. I costi aggiuntivi non figurano come riga separata: sono "spalmati" sui prezzi.
Il riparto produce tre colonne calcolate in sola lettura:
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Importo finito (Imp+C) | Importo riga + quota proporzionale di costi aggiuntivi |
| Prezzo netto finito (PN+C) | Ricalcolato da Importo finito / Quantita' |
| Prezzo lordo finito (PL+C) | Ricalcolato a ritroso applicando gli sconti inversi |
Totali, subtotali e stampa utilizzano i valori "finiti" (comprensivi dei costi aggiuntivi).
Nota: si sconsiglia di nascondere le colonne originali (senza costi aggiuntivi), perche' le modifiche ai prezzi lordi unitari vanno effettuate su quelle.
Esempio¶
Preventivo con 5 righe e costo aggiuntivo di 500 euro:
| Riga | Descrizione | Qta | PL | Sc.1 | Sc.2 | PN | Importo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Condizionatore FDEN 308 | 1 | 1.098 | 20% | 5% | 834,48 | 834,48 |
| 2 | Staffe fissaggio | 2 | 11 | 20% | 5% | 8,36 | 16,72 |
| 3 | Lampada da parete | 5 | 169 | 20% | 5% | 128,44 | 642,20 |
| 4 | Tubo PVC | 1 | 8 | 20% | 5% | 6,08 | 6,08 |
| 5 | Curva D.63 | 1 | 100 | 20% | 5% | 76,00 | 76,00 |
Totale originale: 1.575,48. Dopo il riparto dei 500 euro di costi aggiuntivi, il totale "finito" diventa 2.075,48. Le colonne Imp+C, PN+C e PL+C mostrano i valori maggiorati per ciascuna riga.
Completamento su foglio di calcolo (post-elaborazione Excel)¶
Se la configurazione aziendale lo prevede, e' possibile completare il preventivo tramite un foglio di calcolo esterno, utile quando i criteri di calcolo dei costi aggiuntivi sono specifici dell'azienda.
Come funziona¶
- Inserimento del preventivo -- compilare il preventivo normalmente, senza indicare costi aggiuntivi. Le righe devono contenere le voci di materiale con il costo di acquisto (manuale o da listino) e l'eventuale tempo di installazione
- Esportazione (tasto F10) -- il sistema apre un documento Excel predisposto e inserisce i dati del preventivo in un foglio specifico
- Elaborazione su Excel -- nel foglio si calcolano i costi aggiuntivi e si spalmano sulle righe originali. Al termine si esporta il risultato tramite una macro presente nel documento
- Reimportazione (tasto F11) -- il sistema acquisisce il file dei risultati e aggiorna le colonne "finite" (PL finito, PN finito, Importo finito) con i valori comprensivi dei costi aggiuntivi calcolati
Vincoli¶
- Non e' possibile usare contemporaneamente i costi aggiuntivi interni (campo in testata) e la post-elaborazione Excel
- La manodopera e' gestita solo a quantita': il tempo viene passato al foglio di calcolo e il relativo costo viene inglobato nei costi aggiuntivi calcolati da Excel
Ristampa preventivi¶
Come si accede¶
Dal menu Vendite > Preventivi > Ristampa, oppure premendo F9 dalla maschera di gestione del preventivo.
Come si usa¶
- Indicare anno e numero del preventivo
-
Scegliere il tipo di descrizioni aggiuntive da stampare:
Valore Significato A Solo descrizioni aggiuntive C Note collegate a dispositivo N Non stampare note T Tutte le note -
Premere F3 per confermare e scegliere il formato di output
- Con F7 e' possibile visualizzare un'anteprima in formato Word
Tasti funzione¶
| Tasto | Funzione |
|---|---|
| Esc | Uscire dalla maschera |
| F1 | Accedere alla configurazione della funzione |
| F3 | Confermare la scelta e procedere alla stampa |
| F7 | Anteprima di stampa in formato Word |
Varianti di stampa¶
Il sistema prevede diverse varianti di stampa, selezionabili in base alla configurazione aziendale:
- Stampa standard
- Stampa con modello Word
- Varianti personalizzate per settore (es. laboratorio odontotecnico)
Capitolati¶
I preventivi possono essere strutturati come capitolati, suddivisi in macro-raggruppamenti e voci.
Per attivare la gestione capitolati e' necessario che l'amministratore configuri un codice merce speciale che identifica le righe di intestazione voce.
Per ciascuna riga del preventivo e' possibile indicare:
- Voce -- il nome del sotto-raggruppamento a cui la riga appartiene
- Visibile? -- se la riga deve comparire nella stampa del preventivo
La stampa in versione capitolato utilizza un modello dedicato che suddivide il contenuto per voci e raggruppamenti.
Integrazione CRM¶
Scheda CRM del preventivo¶
Se il modulo CRM e' attivo e configurato, i dati di testata del preventivo possono essere estesi con una scheda CRM personalizzabile.
La scheda viene creata automaticamente alla conferma del preventivo (tasto F7). I dati della scheda CRM:
- sono stampabili sul preventivo tramite il modello Word
- possono essere utilizzati per filtri e allarmi come qualsiasi scheda CRM
Dossier collegato al preventivo¶
Il preventivo puo' essere collegato a un dossier documentale in due modi:
- Creazione automatica -- se la configurazione lo prevede, alla creazione del preventivo viene generato un dossier che, quando il preventivo sara' trasformato in ordine, diventera' il dossier della commessa
- Collegamento manuale -- al termine dell'inserimento o della modifica, un tasto funzione permette di collegare il preventivo a un dossier esistente
Trasformazione preventivo in ordine¶
Il programma di creazione ordine da preventivo, accessibile sia da Vendite > Preventivi sia da Ordini > Clienti > Creazione da Preventivo, trasforma un preventivo confermato in ordine cliente.
Vincoli¶
- Se sono presenti righe con la merce descrittiva (articolo generico), la trasformazione e' bloccata finche' non vengono sostituite con codici articolo reali
- La data consegna dell'ordine e' calcolata automaticamente in base alla configurazione aziendale (fine anno in corso, oppure un numero di giorni dalla data ordine)
- Se il preventivo non e' gia' collegato a una commessa, il programma puo' crearne una nuova in modo semiautomatico
Tabelle di supporto¶
| Funzione | Descrizione |
|---|---|
| Tabella stati preventivo | Definisce gli stati possibili del preventivo (es. aperto, confermato, annullato) |
| Tabella tipi preventivo | Definisce le tipologie di preventivo disponibili |